Garante - Relazione 2015

Il Garante, con provvedimento 22 gennaio 2015, ha espresso parere favorevole sullo schema di d.P.R. recante adeguamento del regolamento anagrafico della popolazione residente, approvato con d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223, alla disciplina istitutiva dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (Anpr). Com’e' noto, l’Anpr, quale “base di dati di interesse nazionale”, costituisce il riferimento informativo per tutte le pp.aa. e gli erogatori di pubblici servizi e assicura ai singoli comuni la disponibilita' dei dati anagrafici per lo svolgimento delle funzioni di competenza statale attribuite al sindaco. Le principali modifiche di interesse per la protezione dati hanno riguardato gli adempimenti anagrafici presso l’Anpr e non piu' nelle singole anagrafi comunali; il formato elettronico delle schede anagrafiche contenente anche il domicilio digitale; l’obbligo di identificazione del richiedente i certificati anagrafici; il rilascio di certificati da parte degli ufficiali di anagrafe di comuni diversi da quello di residenza della persona cui i certificati si riferiscono. Inoltre, la possibilita' per l’ufficiale di anagrafe di rilasciare alle pp.aa. richiedenti, per esclusivo uso di pubblica utilita', gli elenchi degli iscritti all’anagrafe (ora Anpr) limitatamente agli “iscritti, residenti nel Comune”, cosi' come il rilascio di dati anagrafici, resi anonimi ed aggregati, per fini statistici e di ricerca (art. 34). Infine, e' stato previsto l’accesso ai dati e l’esercizio degli altri diritti dell’interessato (art. 7 del Codice) da esercitarsi presso gli uffici anagrafici (art. 35).

Le principali osservazioni dell’Ufficio al testo presentato, che gia' aveva recepito le indicazioni fornite nel corso di pregresse riunioni, hanno riguardato il coordinamento del cit. art. 34 con la disciplina dell’Anpr, e in particolare con le disposizioni per la fruizione dei dati anagrafici da parte delle pp.aa.. Tale criticita', oltre che non coerente con l’innovazione di sistema derivante dal nuovo assetto strutturale dell’anagrafe nazionale, comporta la coesistenza di una modalita' di acquisizione di elenchi anagrafici presso i comuni, diversa da quella prevista per l’accesso ai medesimi dati presso l’Anpr e non assistita dalle stesse garanzie. Infatti, la normativa, primaria e secondaria prevede particolari garanzie in tema di sicurezza dei dati e dei sistemi e indica le soluzioni tecnologiche relative alle modalita' di scambio dei dati tra l’Anpr e le amministrazioni interessate, anche mediante l’espresso richiamo dell’art. 58 del Cad (art. 62, commi 3 e 6, del Cad; d.P.C.M. n. 194 del 2014, all. C, ove si fa riferimento all’integrita' e alla riservatezza dei dati scambiati, alla sicurezza dell’accesso ai servizi, al tracciamento delle operazioni effettuate). L’Autorita' ha pertanto richiesto di integrare il regolamento anagrafico su tale punto, nonche', in relazione alla disposizione relativa all’esercizio dei diritti previsti dall’art. 7 del Codice, di inserire un rinvio al Codice, ove possano trovare puntuale disciplina tutti i profili di criticita' rilevati (artt. 9, commi 3 e 5, e 10, commi 7, 8 e 9, del Codice), in linea, peraltro, con l’omologa previsione del d.P.C.M. n. 194/2014 (provv. 22 gen- naio 2015, n. 31, doc. web n. 3738655).

Il Garante, con provvedimento 5 febbraio 2015 (n. 62, doc. web n. 3769046), ha espresso parere favorevole sullo schema di decreto direttoriale dell’Inps recante il disciplinare tecnico contenente le “Regole tecniche di sicurezza per la trasmissione e l’accesso alle informazioni del Sistema informativo Isee” – (SII) di cui all’art. 12, comma 2, d.P.C.M. 5 dicembre 2013, n. 159 “Regolamento concernente la revisione delle modalita' di determinazione e i campi di applicazione dell’Indicatore della situazione economica equivalente”, sul quale il Garante aveva fornito il parere di competenza con provvedimento 22 novembre 2012 (n. 361, doc. web n. 2174496).

Con il provvedimento 4 giugno 2015 (n. 333, doc. web n. 4070710), l’Autorita' ha espresso parere favorevole su uno schema di Linee di guida riguardanti la possibilita' che la carta d’identita' possa contenere il consenso o il diniego alla donazione di organi o tessuti in caso di morte predisposto dal Ministero della salute con il Ministero dell’interno, in attuazione dell’art. 3, comma 8-bis, d.l. 30 dicembre 2009, n. 194, conv., con mod., dalla l. 26 febbraio 2010, n. 25, succ. mod. dall’art. 43, comma 1, d.l. 21 giugno 2013, n. 69, conv., con mod., dalla l. 9 agosto 2013, n. 98. Le Linee guida forniscono indicazioni sulle modalita' operative e organizzative per l’attuazione della normativa sopra citata, al fine di raggiungere in modo progressivo tutti i cittadini maggiorenni invitati a manifestare il proprio consenso o diniego all’atto del rilascio o del rinnovo del documento d’identita'. La manifestazione di volonta' costituisce una facolta' e non un obbligo. Le modalita' operative prevedono che l’interessato, ove desideri esprimere, all’atto del rilascio o del rinnovo della carta d’identita', il suddetto consenso o diniego, dovra' formalizzare tale volonta' presso il competente ufficio comunale, sottoscrivendo la relativa dichiarazione. Le informazioni cosi' acquisite sono quindi inviate in modalita' telematica al Sit, unitamente ai dati anagrafici del dichiarante e agli estremi del documento d’identita', al fine di consentirne l’immediata consultazione da parte dei centri per i trapianti, in modo da garantire un efficiente funzionamento della rete trapiantologica. Su espressa richiesta del cittadino, la dichiarazione di volonta' puo' essere anche riportata sul documento d’identita'. L’interessato, in questo caso, deve essere reso edotto della circostanza che una nuova carta d’identita' gli potra' essere rilasciata soltanto in caso di furto, smarrimento o deterioramento in conformita' al quadro normativo di settore, ferma restando la facolta' dell’interessato di esercitare i diritti previsti dall’art. 7 del Codice.

Le osservazioni dell’Ufficio hanno riguardato le indicazioni riportate nel modello di informativa sul trattamento dei dati personali contenuto nel modulo predisposto per i comuni ovvero l’esigenza di rendere edotto l’interessato, che richieda di riportare sulla carta d’identita' la propria manifestazione di volonta', che essa puo' essere modificata in qualsiasi momento, secondo le modalita' previste dalla normativa sui trapianti di organi e tessuti (l. n. 91/1991, d.m. 8 aprile 2000, d.m. 11 marzo 2008) nonche' la necessita' di evidenziare i diritti previsti dall’art. 7 del Codice, le modalita' tecniche di trasmissione dei dati dai comuni al Sit, con particolare riferimento alla specificazione della tipologia dei dati utilizzati durante la fase di test e delle relative operazioni di trattamento.

Con provvedimento 17 dicembre 2015, il Garante ha espresso parere favorevole sullo schema di decreto recante le modalita' tecniche di emissione della Carta di identita' elettronica (Cie), che sostituira' il precedente d.m. 8 novembre 2007, sul cui schema il Garante si era espresso in data 2 agosto 2007. La nuova disciplina e' volta a incrementare i livelli di sicurezza del sistema di emissione della Cie attraverso la centralizzazione del processo di produzione e rilascio e l’adeguamento delle caratteristiche agli standard internazionali di sicurezza in materia di documenti elettronici (ICAO 9303), gia' adottati per il permesso di soggiorno e il passaporto elettronici. Il nuovo processo di emissione e produzione della Cie e' centralizzato presso il Ministero dell’interno. I comuni ed i consolati acquisiscono i dati identificativi e biometrici del richiedente, mediante postazioni installate dall’Istituto poligrafico e Zecca dello Stato (IpZS), e li inviano, dopo la certificazione dei dati presso il Centro nazionale dei servizi demografici (Cnsd), all’IpZS per la personalizzazione e stampa del documento elettronico. E' stata inoltre istituita una Commissione interministe- riale per supportare il Ministero dell’interno nella definizione del piano di attuazione presso comuni e consolati, con particolare riferimento alle modalita' di adozione degli standard tecnologici, alle specifiche tecniche ed eventuali funzionalita' aggiuntive, profili sui quali deve essere sentito il Garante.

Le osservazioni allo schema proposto hanno riguardato alcuni aspetti tecnici e misure di sicurezza, la necessita' di estendere i casi in cui il Garante deve essere sentito dalla Commissione interministeriale, l’esigenza di coordinare le prescrizioni tecniche previste per la raccolta e la trasmissione del consenso o del diniego alla donazione di organi o tessuti in caso di morte al “Sistema Informativo Trapianti”, con quelle previste dalle recenti Linee guida adottate in materia dal Ministero della salute (v. supra) secondo i princiÌ€pi della cooperazione applicativa (provv. 17 dicembre 2015, n. 656, doc. web n. 4634495).

Il Ministero degli esteri ha richiesto il parere del Garante in ordine alla possibilita', per gli uffici consolari, di rilasciare ai candidati alle elezioni dei Comitati degli italiani all’estero (Comites) i dati dei cittadini residenti all’estero che hanno richiesto di essere iscritti nell’elenco elettorale per partecipare alla consultazione (art. 1, d.l. n. 67 del 30 maggio 2012, come modificato dall’art. 10, comma 3, d.l. n. 109 del 1 agosto 2014, conv., con mod., dalla l. n. 141, 1 ottobre 2014). In base alla normativa, alle elezioni dei Comites, che si svolgono per corrispondenza, sono ammessi al voto solo gli elettori che abbiano fatto pervenire all’ufficio consolare la domanda di iscrizione nell’elenco elettorale almeno trenta giorni prima della data stabilita. Il Ministero degli esteri ha chiesto, se a fronte delle richieste da parte di candidati, scaduto il predetto termine, sia possibile rilasciare l’elenco contenente i dati personali dei cittadini residenti all’estero che hanno fatto domanda di iscrizione al voto (cd. opzione). La richiesta si fonda sulla prospettata esigenza dei candidati di escludere dalla propaganda elettorale coloro che, non avendo esercitato l’opzione, abbiano implicitamente manifestato la volonta' di non essere raggiunti da comunicazioni relative a questo evento elettorale. Il Garante, con provvedimento 19 marzo 2015 (n. 165, doc. web n. 3871667), ha ritenuto che l’elenco degli elettori in parola possa essere messo a disposizione dei can- didati “per finalita' politico-elettorali stabilite dalla legge” (art. 11, comma 3, d.P.R. n. 395/2003), essendo finalizzato allo svolgimento delle operazioni connesse alla gestione del procedimento elettorale, in conformita' a quanto gia' affermato con provvedimento 6 marzo 2014 (n. 107, doc. web n. 3013267).

In risposta alla richiesta di un Comune relativa alla possibilita' di rilasciare le liste elettorali ad un patronato che intende utilizzarle, oltre che per finalita' di carattere socio-assistenziale e per il perseguimento di un interesse diffuso, anche “per fini strettamente legati alla campagna elettorale”, l’Ufficio ha ricordato che le liste elettorali possono essere rilasciate in copia solo “per finalita' di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo, di studio, di ricerca statistica, scientifica o storica, o carattere socio-assistenziale o per il perseguimento di un interesse collettivo o diffuso”. Ha inoltre, rappresentato che, in base all’orientamento espresso dal Ministero dell’interno, ritenuto condivisibile dall’Autorita, le finalita' che legittimano il rilascio delle liste elettorali devono risultare – oltre che motivate ai sensi dell’art. 51, d.P.R. n. 223/1957 – proprie del richiedente e “... ove si tratti di un ente o di un’associazione, devono essere coerenti con l’oggetto dell’attivita' di tale organismo...”. Pertanto, il Comune destinatario dell’istanza di ostensione delle liste elettorali, e' tenuto ad entrare nel merito della richiesta per valutare se la specifica finalita' del loro successivo utilizzo, dichiarata dal richiedente, sia conforme all’attivita' svolta dal soggetto medesimo e se rientri effettivamente tra le ipotesi tassativamente individuate dal cit. art. 51, comma 5, d.P.R. n. 223/1957, cosi' come modificato dall’art. 177, comma 5, del Codice (nota 28 agosto 2015).

Un Comune ha inoltre formulato un quesito in merito alla possibilita' di rilasciare gli elenchi anagrafici relativi ai nati nel 2001 ad un istituto statale di istruzione secondaria superiore, al fine di invitare le famiglie alla presentazione della propria offerta formativa in occasione di un open day. L’Ufficio ha evidenziato che i soggetti pubblici possono comunicare dati personali ad altri soggetti pubblici solo se tale operazione e' prevista da una norma di legge o di regolamento (art. 19, comma 2, del Codice). In base alla normativa di settore, gli ufficiali d’anagrafe possono rilasciare gli elenchi degli iscritti contenuti nell’anagrafe della popolazione residente solamente alle pp.aa. “che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilita'”, mentre altri soggetti, anche privati, possono ottenere solo dati anagrafici “resi anonimi e aggregati” e per “fini statistici e di ricerca” (art. 34, commi 1 e 2, d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223). Pertanto, ferma restando la necessita', in capo al Comune, di valutare se l’utilizzo prospettato dal richiedente sia conforme a quanto previsto dal regolamento anagrafico, l’Ufficio ha chiarito che tra i soggetti cui possono essere rilasciati tali elenchi, non sono ricompresi gli istituti scolastici parificati (nota 5 maggio 2015).

A seguito della segnalazione di una cittadina, che aveva ricevuto alcune comunicazioni promozionali da una scuola professionale privata (una s.r.l.), indirizzate alla figlia, e' stato accertato che il Comune aveva provveduto alla comunicazione dei dati anagrafici alla predetta societa', nella convinzione che la scuola potesse rientrare tra i soggetti pubblici, in virtu' dell’accreditamento presso la Regione di riferimento desumibile dalla presenza del logo istituzionale sulla carta intestata. Anche in questo caso, e' stato ribadito che il rilascio degli elenchi degli iscritti all’anagrafe della popolazione residente e' previsto solo nei confronti delle pp.aa. che ne facciano motivata richiesta per motivi di pubblica utilita', e non anche a soggetti privati, tra i quali deve ricomprendersi l’istituto scolastico privato parificato (art. 34, comma 1, d.P.R. n. 223). Al riguardo, non rilevando l’eventuale accreditamento presso la Regione ai fini della qualificazione pubblicistica del soggetto, il trattamento dei dati personali da parte del Comune e' stato ritenuto illecito (nota 4 marzo 2015).