Garante - Relazione 2014

L’Autorita' e' frequentemente chiamata ad intervenire sulle tematiche riguardanti l’accesso ai documenti amministrativi (sovente a seguito del mancato riscontro, oppure del diniego di accesso opposto dalle amministrazioni, non di rado adducendo generici rinvii alla disciplina in materia di protezione dei dati personali) e sulla presunta violazione di norme sul relativo procedimento amministrativo. In tali occasioni l’Ufficio ha ribadito che il Codice non ha abrogato le norme vigenti in materia di accesso ai documenti amministrativi (artt. 59 e 60 del Codice), le quali attribuiscono il diritto di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi ai soggetti che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale e' chiesto l’accesso (artt. 22 e ss., l. 7 agosto 1990, n. 241, cosi' come modificata dalla l. 11 febbraio 2005, n. 15; art. 2, d.P.R. 12 aprile 2006, n. 184). In questi casi, infatti, spetta all’amministrazione destinataria dell’istanza entrare nel merito ed accertare l’eventuale qualificata posizione di pretesa all’informazione del richiedente. Inoltre, le valutazioni in ordine alle determinazioni assunte sull’accesso esulano dall’ambito di competenza di questa Autorita' e rimangono sindacabili di fronte alle autorita' competenti (art. 25, l. n. 241/1990, come modificata dalla l. n. 15/2005) (note 2 e 17 settembre 2014 nonche' 19 novembre 2014).

In tale contesto, appare utile evidenziare una segnalazione relativa alla produzione, in allegato a una denuncia, di atti e documenti contenenti dati personali asseritamente acquisiti in modo illecito presso un comune; pur non essendo stata accertata l’acquisizione degli atti in violazione dei presupposti di legittimita' previsti dalla legge, l’Ufficio ha ricordato che la validita', l’efficacia e l’utilizzabilita' di atti, documenti e provvedimenti nel procedimento giudiziario basati sul trattamento di dati personali eventualmente non conforme a disposizioni di legge o di regolamento, restano comunque disciplinate dalle pertinenti disposizioni processuali nella materia civile e penale e che spetta al giudice, ove ritualmente richiesto, valutare la liceita' del trattamento dei dati personali dell’interessato (art. 160, comma 6, del Codice) (nota 25 novembre 2014).

Su richiesta del Ministero delle politiche agricole, alimentari e forestali, l’Autorita' e' stata inoltre chiamata ad esprimere le proprie valutazioni in ordine ai rapporti tra l’accesso difensivo ai sensi dell’art. 24, comma 7, l. 7 agosto 1990, n. 241 e le disposizioni preclusive previste dagli artt. 2, 3 e 4, d.m. 5 settembre 1997, n. 392, che individua le categorie di atti sottratti all’accesso presso il predetto Ministero. In proposito, e' stato evidenziato che su tali questioni il Garante ha adottato un provvedimento di carattere generale (cfr. provv. 9 luglio 2003, doc. web n. 29832) sui diritti di cd. pari rango nel quale si forniscono specifiche indicazioni sulla valutazione che le amministrazioni sono tenute ad effettuare in relazione ai diversi diritti in gioco (nota 5 marzo 2014).

Vitalizi

La Regione Lombardia ha interpellato l’Autorita' in ordine alla possibilita' di pubblicare sul sito istituzionale i nominativi dei consiglieri percettori di assegno vitalizio, con specificazione degli importi, della decorrenza e del complessivo ammontare dei contributi versati, nonche' di rilasciare tale documentazione ad un giornalista che l’aveva richiesta, ai sensi della l. n. 241/1990, unitamente all’elenco dei consiglieri della trascorsa legislatura che avevano optato per il riscatto dei contributi e di quelli che avevano optato per i vitalizi. L’Ufficio, nel ribadire la piena vigenza delle norme in materia di accesso ai documenti amministrativi (artt. 59 e 60), ha evidenziato che tali disposizioni, non avendo inciso in modo restrittivo sulla normativa posta a salvaguardia della trasparenza amministrativa, non possono essere invocate per negare, in via di principio, l’accesso ai documenti. Inoltre, nel caso in cui l’Amministrazione reputi legittima la richiesta di accesso, rimane “affidata alla responsabilita' del giornalista l’utilizzazione lecita del dato raccolto e quindi la sua diffusione secondo i parametri dell’essenzialita' rispetto al fatto d’interesse pubblico narrato, della correttezza, della pertinenza e della non eccedenza, avuto altresi' riguardo alla natura del dato medesimo” (cfr. nota 6 maggio 2004, doc. web n. 1007634). Tale precisazione, rivolta a chi utilizza la documentazione a cui ha avuto legittimamente accesso per l’esercizio dell’attivita' giornalistica, costituisce un’applicazione dei principi generali dettati dal Codice per i trattamenti svolti in ambito giornalistico (cfr. art. 137 e All. A.1 al Codice) (nota 3 febbraio 2014).

Accesso dei consiglieri comunali

Sono state sottoposte all’attenzione del Garante anche numerose problematiche riguardanti l’accesso di consiglieri comunali agli atti degli enti locali di appartenenza. Al quesito sulla legittimita' di consentire l’accesso al protocollo mediante l’estrazione di copia dei documenti riferiti al singolo numero di protocollo attraverso apposita richiesta scritta, oppure se fosse legittimo consentire la consultazione diretta del predetto registro mediante il rilascio di apposite credenziali di accesso, l’Ufficio, oltre a richiamare la giurisprudenza amministrativa sul punto ed i provvedimenti di carattere generale gia' emanati (cfr., tra gli altri, nota 20 maggio 1998, doc. web n. 40979; comunicato stampa 9 giugno 1998, doc. web n. 48924; parere 10 giugno 1998, doc. web n. 39348; nota 8 giugno 1999, doc. web n. 40369; nota 8 febbraio 2001, doc. web n. 1075036; nota 4 aprile 2001, doc. web n. 42070; provv. 14 luglio 2005, doc. web n. 1157675, e da ultimo provv. 25 luglio 2013, n. 369, doc. web n. 2604062), ha evidenziato la piena vigenza della norma che riconosce ai consiglieri comunali e provinciali il “diritto di ottenere dagli uffici, rispettivamente, del comune e della provincia, nonche' dalle loro aziende ed enti dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all’espletamento del proprio mandato” (art. 43, comma 2, d.lgs. 18 agosto 2000, n. 267). Quanto all’individuazione delle notizie e informazioni utili alle quali puo' essere consentito l’accesso, deve farsi riferimento a tutti gli atti che possano essere effettivamente utili allo svolgimento dei compiti del consigliere e alla sua partecipazione alla vita politico-amministrativa dell’ente. Cio' al fine di permettere di valutare, con piena cognizione, la correttezza e l’efficacia dell’operato dell’amministrazione nonche' per esprimere un voto consapevole sulle questioni di competenza del Consiglio e per promuovere le iniziative che spettano ai singoli rappresentanti del corpo elettorale locale (cfr., ad es., C.d.S., Sez. V, 17 settembre 2010, n. 6963). Spetta, pertanto, all’Amministrazione entrare nel merito della valutazione della richiesta ed accertare l’ampia e qualificata posizione di pretesa all’informazione ratione officii del consigliere comunale, valutazione eventualmente sindacabile dal giudice amministrativo. La finalizzazione dell’accesso all’espletamento del mandato costituisce il presupposto che legittima l’accesso e che, al tempo stesso, ne delimita la portata (nota 3 aprile 2014).

Altre fattispecie hanno riguardato eventuali limiti all’accesso dei consiglieri comunali laddove le informazioni contenute nella documentazione rivestano particolare delicatezza, come nel caso di una richiesta concernente l’accesso alla relazione integrale dell’assistente sociale contenente dati sensibili, oppure a documentazione contenuta nel fascicolo relativo ad un minore in carico ai servizi sociali del comune, contenente dati sensibili riferiti allo stesso. Al riguardo e' stato evidenziato che, nell’ipotesi in cui l’accesso dei consiglieri comunali riguardi dati sensibili, l’esercizio di tale diritto, ai sensi dell’art. 65, comma 4, lett. b), del Codice, e' consentito in quanto indispensabile allo svolgimento della funzione di controllo, di indirizzo politico, di sindacato ispettivo e di altre forme di accesso a documenti riconosciute dalla legge e dai regolamenti degli organi interessati per consentire l’espletamento di un mandato elettivo (v. scheda n. 33 dello schema tipo Anci, doc. web n. 1174532, sul quale l’Autorita' si e' espressa positivamente con parere del 21 settembre 2005, doc. web n. 1170239; cfr. anche provv. 25 luglio 2013, n. 369, doc. web n. 2604062). I dati personali eventualmente acquisiti devono essere utilizzati effettivamente per le sole finalita' realmente pertinenti al mandato, rispettando l’obbligo del segreto “nei casi specificamente determinati dalla legge” nonche' i divieti di divulgazione dei dati personali (ad es. art. 22, comma 8, del Codice che vieta la diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute) (note 12 marzo e 4 settembre 2014).