Garante-Relazione 2014

Per quanto riguarda la materia elettorale, il Garante ha adottato un nuovo prov- vedimento generale in materia di trattamento di dati presso i partiti politici e di esonero dall’informativa per fini di propaganda elettorale (provv. 6 marzo 2014, n. 107, doc. web n. 3013267) che introduce notevoli profili di semplificazione per il trattamento dei dati personali.

Con il citato provvedimento viene introdotto uno specifico regime di esonero dall’obbligo di rendere l’informativa per partiti, movimenti politici, sostenitori e singoli candidati nel caso in cui si utilizzino dati personali estratti da particolari registri ed elenchi pubblici (ad es., liste elettorali ed assimilate). Le prescrizioni in materia di esonero, infatti, non hanno piuÌ€, come in passato, vigenza provvisoria e circoscritta a determinate consultazioni (cfr. provv.ti 12 febbraio 2004, n. 45, doc. web n. 634369; 7 settembre 2005, n. 212, doc. web n. 1165613; 24 aprile 2013, n. 228, doc. web n. 2404305), ma sono applicabili ogni qual volta si svolgano consultazioni politiche, amministrative o referendarie, o iniziative per selezione di candidati (cd. primarie), nel rispetto di presupposti, condizioni e limiti, anche temporali, indivi- duati con il predetto provvedimento. L’AutoritaÌ€ ha cosiÌ€ inteso evitare che, nel breve arco temporale in cui si svolgono le consultazioni (politiche, amministrative o referendarie), un alto numero di interessati riceva un elevato numero di informative analoghe riguardanti il trattamento dei dati personali da parte di piuÌ€ soggetti impegnati in iniziative di comunicazione politica. CioÌ€ in considerazione del fatto che i messaggi elettorali vengono generalmente inviati per posta all’indirizzo risultante dalle liste elettorali che, per una precisa scelta normativa, costituiscono la fonte privilegiata di dati personali lecitamente utilizzabili per i predetti fini (art. 51, d.P.R. 20 marzo 1967, n. 223, come modificato dall’art. 177, comma 5, del Codice).

Per cioÌ€ che concerne le modalitaÌ€ di utilizzo di dati personali estratti da fonti pubbliche – vale a dire le informazioni contenute in registri, elenchi, atti o docu- menti detenuti da un soggetto pubblico e al tempo stesso accessibili in base ad un’espressa disposizione di legge o di regolamento – viene ribadito che non eÌ€ neces- sario richiedere il consenso degli interessati, ma occorre rispettare i limiti e le modalitaÌ€ eventualmente stabilite dall’ordinamento per accedere a tali fonti (ad es., se eÌ€ richiesta l’identificazione di chi ne chiede copia o se l’accesso eÌ€ consentito solo in determinati periodi o per determinate finalitaÌ€) o per utilizzarle (ad es., obbligo di indicare la fonte dei dati o di rispettare le finalitaÌ€ che la legge stabilisce per deter- minati elenchi). Possono, pertanto, essere utilizzate le liste elettorali detenute presso i comuni (art. 51, d.P.R. 20 marzo 1967, n. 223, come modificato dall’art. 177, comma 5, del Codice), l’elenco degli elettori italiani che votano all’estero per le elezioni del Parlamento europeo (art. 4, d.l. 24 giugno 1994, n. 408, convertito con l. 3 agosto 1994, n. 483), le liste aggiunte dei cittadini elettori di uno Stato membro dell’Unione europea residenti in Italia e che intendano ivi esercitare il diritto di voto alle elezioni del Parlamento europeo (artt. 1 e ss., d.lgs. 12 aprile 1996, n. 197), l’elenco provvisorio dei cittadini italiani residenti all’estero aventi diritto al voto (art. 5, comma 8, d.P.R. 2 aprile 2003, n. 104; per i Comitati degli italiani all’estero, art. 13, comma 2, l. 23 ottobre 2003, n. 286; art. 11, comma 2, d.P.R. n. 395/2003).

Anche alla luce delle segnalazioni pervenute nel corso degli anni, il provvedi- mento individua alcune fonti documentali detenute dai soggetti pubblici che non possono essere utilizzate per finalitaÌ€ di propaganda elettorale. Tra queste sono ricomprese: le Anagrafi comunali della popolazione residente (artt. 33 e 34, d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223; art. 62, d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82; d.P.C.M. 23 agosto 2013, n. 109), e cioÌ€ anche se il richiedente eÌ€ un amministratore locale o il titolare di una carica elettiva che intenda utilizzarle ai predetti fini o per intrattenere pub- bliche relazioni di carattere personale; gli archivi dello stato civile (art. 450 c.c.; d.P.R. 3 novembre 2000, n. 396); gli schedari dei cittadini residenti nella circoscrizione presso ogni ufficio consolare (art. 8, d.lgs. 3 febbraio 2011, n. 71); i dati raccolti dai soggetti pubblici nello svolgimento delle proprie attivitaÌ€ istituzionali o, in generale, per la prestazione di servizi, gli elenchi di iscritti ad albi e collegi profes- sionali (art. 61, comma 2, del Codice); gli indirizzi di posta elettronica tratti dall’indice nazionale degli indirizzi Pec delle imprese e dei professionisti (d.l. 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla l. 17 dicembre 2012, n. 221, che ha inserito l’art. 6-bis nel d.lgs. 7 marzo 2005, n. 82).

Viene, inoltre, ribadito il divieto di utilizzare le liste elettorali di sezione giaÌ€ uti- lizzate nei seggi, sulle quali sono annotati i dati relativi ai non votanti e che sono utilizzabili solo per controllare la regolaritaÌ€ delle operazioni elettorali (art. 62, d.P.R. 16 maggio 1960, n. 570), nonché i dati annotati nei seggi da scrutatori e rappresen- tanti di lista per lo svolgimento delle operazioni elettorali. Tali dati, se conosciuti, devono essere trattati con la massima riservatezza nel rispetto del principio costituzionale della libertaÌ€ e della segretezza del voto, avuto anche riguardo alla circostanza che la partecipazione o meno ai referendum o ai ballottaggi puoÌ€ evidenziare di per sé anche un eventuale orientamento politico dell’elettore.

Non possono, parimenti, essere utilizzati i dati personali resi disponibili sui siti istituzionali dei soggetti pubblici sulla base di obblighi derivanti dalle disposizioni in materia di trasparenza delle informazioni concernenti l’organizzazione e l’attivitaÌ€ delle pp.aa. (l. 18 giugno 2009, n. 69; d.lgs. 14 marzo 2013, n. 33), nonché da altre norme di settore. Si pensi, ad esempio, agli atti contenenti dati personali pubblicati sull’albo pretorio online, alla pubblicitaÌ€ degli esiti concorsuali, agli atti di attribuzione a persone fisiche di vantaggi economici comunque denominati, agli organi- grammi degli uffici pubblici recanti anche recapiti telefonici e indirizzi di posta elet- tronica dei dipendenti, alle informazioni riferite agli addetti ad una funzione pub- blica. La circostanza che tali dati siano resi pubblicamente conoscibili online per finalitaÌ€ di trasparenza non consente che gli stessi siano liberamente riutilizzabili da chiunque e per qualsiasi scopo, ivi compreso, quindi, il perseguimento di finalitaÌ€ di propaganda elettorale e connessa comunicazione politica.

Anche i dati acquisiti dai titolari di alcune cariche elettive per l’esercizio del man- dato e la partecipazione alla vita politico-amministrativa dell’ente (art. 43, comma 2, d.lgs. 18 agosto 2000, n. 267), ovvero da chi riveste cariche pubbliche non elettive o, piuÌ€ in generale, incarichi pubblici, per lo svolgimento dei propri compiti istituzionali, non possono essere utilizzati per le finalitaÌ€ in esame. Come detto, la finalizzazione esclusiva dei dati cosiÌ€ ottenuti all’esercizio del mandato o allo svolgimento 4 dei compiti istituzionali previsti dalla legge, costituisce, al tempo stesso, il presupposto che legittima l’accesso e che ne limita la portata.

Infine, il provvedimento ribadisce il divieto di utilizzo di particolari indirizzari o dati raccolti da strutture sanitarie, pubbliche e private, ovvero da singoli professionisti sanitari, nell’ambito delle attivitaÌ€ di diagnosi e cura da essi svolti, al fine di veicolare messaggi di comunicazione politica volti a sostenere la candidatura di personale medico o comunque legato alla struttura sanitaria presso la quale l’interessato si eÌ€ recato per fini di cura.

Anagrafe nazionale della popolazione residente

Per quanto riguarda la fase attuativa della nuova Anagrafe nazionale della popo- lazione residente (Anpr), istituita dall’art. 62 del Cad (introdotto dall’art. 2, comma 1, d.l. n. 179/2012, convertito dalla l. n. 221/2012), l’AutoritaÌ€ ha fornito il proprio parere sui decreti che definiscono i tempi e le modalitaÌ€ per l’istituzione della sud- detta banca dati presso il Ministero dell’interno. Come eÌ€ noto, l’Anpr subentra all’Indice nazionale delle anagrafi (Ina) e all’Anagrafe degli italiani residenti all’estero (Aire) nonché alle singole banche dati anagrafiche attualmente tenute dai comuni italiani, determinando in tal modo la centralizzazione presso il Ministero dell’interno di un numero cospicuo di informazioni personali.

L’Anpr eÌ€ preordinata ad assicurare ai comuni la disponibilitaÌ€ dei dati anagrafici della popolazione residente per lo svolgimento delle funzioni di anagrafe e di stato civile, nonché i servizi informativi necessari per lo svolgimento delle altre funzioni istituzionali. Allo stesso modo, le altre pubbliche amministrazioni dovranno avvalersi dell’Anpr per la raccolta delle informazioni anagrafiche necessarie allo svolgimento dei propri compiti istituzionali. Le informazioni anagrafiche, una volta rese dagli interessati, si intendono acquisite anche dalle altre amministrazioni, senza necessitaÌ€ di ulteriori adempimenti in capo ai singoli, garantendo l’allineamento con le altre banche dati.

In tale percorso attuativo il Garante ha fornito le proprie indicazioni in ordine alle garanzie e alle misure di sicurezza da adottare per la raccolta e il trattamento dei dati, alle modalitaÌ€ e ai tempi di conservazione, all’esattezza ed all’integritaÌ€ dei dati ed all’al- lineamento, nella prima fase, con i dati contenuti nelle banche dati dei comuni, alle modalitaÌ€ di accesso ai servizi resi dall’Anpr da parte dei comuni stessi e delle altre pp.aa, ai criteri per l’interoperabilitaÌ€ con le altre banche dati di interesse nazionale secondo le regole del sistema pubblico di connettivitaÌ€ (parere 17 aprile 2014, n. 202, doc. web n. 3105794; d.P.C.M. 10 novembre 2014, n. 194, Regolamento recante modalitaÌ€ di attuazione e di funzionamento dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (Anpr) e di definizione del piano per il graduale subentro dell’Anpr alle anagrafi della popolazione residente, in G.U. 8 gennaio 2015, n. 5).

Il Garante eÌ€ stato inoltre chiamato ad esprimere il parere sullo schema di decreto del Presidente della Repubblica in tema di “adeguamento del regolamento anagra- fico della popolazione residente approvato con d.P.R. 30 maggio 1989, n. 223, alla disciplina istitutiva dell’Anagrafe nazionale della popolazione residente” (provv. 22 gennaio 2015, n. 31, doc. web n. 3738655).

Ancora con riferimento alla materia anagrafica, la Prefettura di Avellino, ha for- mulato un quesito in merito alla possibilitaÌ€ per il Dipartimento di prevenzione dell’Asl di Avellino di acquisire elenchi e vari dati anagrafici relativi ai cittadini resi- denti nei comuni della provincia, finalizzati al funzionamento del Registro provin- ciale dei tumori della popolazione. Al riguardo, l’Asl ha precisato che i dati dei comuni che rientrano nell’area di riferimento del Registro tumori risulterebbero necessari per verificare la correttezza delle anagrafi sanitarie e per rilevare il detta- glio degli indirizzi dell’intera popolazione di riferimento, indispensabile per gli studi di epidemiologia ambientale. L’Ufficio, dopo aver ricordato che la disciplina sugli atti anagrafici consente di rilasciare, anche periodicamente, elenchi di iscritti nell’anagrafe della popolazione residente “alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilitaÌ€”, e che eÌ€ anche pre- visto il rilascio di “dati anagrafici, resi anonimi ed aggregati, agli interessati che ne facciano richiesta per fini statistici e di ricerca” (art. 34, comma 1, d.P.R. 30 mag- gio 1989, n. 223), ha precisato che la prima delle finalitaÌ€ esplicitate – verifica della “correttezza delle anagrafi sanitarie” presenti nel Registro – puoÌ€ essere effettuata anche avvalendosi delle modalitaÌ€ di comunicazione telematica previste dall’art. 58, comma 2, del Cad. Per quanto riguarda, invece, la richiesta del dettaglio degli indi- rizzi dell’intera popolazione di riferimento, indispensabile per gli studi di epidemiologia ambientale, eÌ€ stato evidenziato che tale esigenza deve essere valutata alla luce delle specifiche disposizioni che prevedono “la raccolta, l’elaborazione e la registra- zione di dati statistici completi [...] dei casi di tumore anche infantili che si verificano nella popolazione della Regione Campania”, ovvero “dei dati individuali, sanitari ed amministrativi, sugli ammalati di tumore”, e non dell’intera popola- zione del territorio di competenza (cfr. art. 1, comma 2 lett. a) e art. 3, comma 1, l.r. 10 luglio 2012, n. 19, concernente l’istituzione del Registro tumori della popo- lazione della Regione Campania). Infine, dopo aver richiamato il quadro norma- tivo di riferimento per i trattamenti per scopi statistici e scientifici (artt. 104 e ss. del Codice, All. A.4, codice di deontologia e buona condotta per i trattamenti di dati personali per scopi statistici e scientifici, doc. web n. 1556635), eÌ€ stato puntua- lizzato che l’acquisizione di dati ed altre informazioni anagrafiche relativi all’intera popolazione eÌ€ consentita per lo svolgimento di specifici scopi scientifici – tra i quali rientrano anche gli studi epidemiologici – purché “chiaramente determinati” e spe- cificamente indicati in relazione alla singola richiesta (art. 105 del Codice). Tali scopi devono, inoltre, essere resi noti agli interessati nei modi previsti dall’art. 13 del Codice ed il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, anche indirettamente, salvo che l’abbinamento al materiale di ricerca dei dati identificativi dell’interessato sia temporaneo ed essenziale per il risultato della ricerca, e sia motivato, altresiÌ€, per iscritto (art. 105, commi 2 e 4, del Codice) (nota 15 settembre 2014).