Ultimate le elezioni, e a seguito della prima seduta del Consiglio, la registrazione audio-video della seduta deve essere effettuata in modo LECITO sotto il profilo del trattamento dei dati personali (immagini, voce, dati identificativi).

Ai fini della LICEITA' del trattamento occorre distinguere due diversi profili:

1. registrazione audio-video effettuata dall'amministrazione, da parte degli uffici di supporto all’attività di verbalizzazione del segretario comunale
2. registrazione audio-video effettuata da consiglieri comunali, cittadini ammessi ad assistere alla seduta e organi di informazione radiotelevisiva

1. Registrazione audio-video effettuata dall'amministrazione. La registrazione audio-video effettuata dall'amministrazione è lecita se i presenti sono stati debitamente informati dell´esistenza delle telecamere e della successiva diffusione delle immagini. Per informare sull'esistenza delle telecamere e sulla successiva diffusione delle immagini, è necessario:

• apporre apposito AVVISO e nel locale ove si svolge la seduta. L'avviso può essere apposto anche sotto forma di ICONA (immagine) purchè l'iconacorrisposta ad una informativa estesa;
• pubblicare, sul sito web istituzionale, in amministrazione trasparente - altri contenuti - privacy, l'informativa ai sensi dell'art. 14 GDPR sul trattamento dei dati personali effettuato in occasione delle sedute consiliari (l'informativa può essere scaricata dalla Piattaforma software, sezione CONSULENZA, voce INFORMATIVE);

Fermo restando l'ammissibilità, in via generale, della registrazione audio-video della seduta, tuttavia, va ricordato che, durante la registrazione vanno adottate le necessarie cuatele per evitare di registrare dati sensibili non necessari o relativi alla salute e vanno limitare le riprese per assicurare la riservatezza dei soggetti presenti o oggetto del dibattito. Ad esempio, nel caso di una seduta che delibera l'attribuzione di benefici a particolari categorie di soggetti e nel corso della quale potrebbero emergere dati sensibili, (salute, razza etc.).in ogni caso, la registrazione medesima va "anonimizzata" prima della sua diffusione, espungendo ed eliminanado:

• i dati sensibili (ad esempio le opinioni espresse dai consiglieri durante le sedute) non necessari ad assicurare la pubblicità dell'attività istituzionale;
• le informazioni sulle condizioni di salute, tenuto conto che i dati inerenti alla salute non possono mai essere diffusi.

2. Registrazione audio-video effettuata da consiglieri comunali, cittadini ammessi ad assistere alla seduta e organi di informazione radiotelevisiva. Tenuto conto che il consiglio ha potestà di disciplinare, con apposite norme regolamentari, ogni aspetto attinente al funzionamento dell'assemblea, è necessario approvare:

• un apposito regolamento per disciplinare la registrazione del dibattito e delle votazioni con mezzi audiovisivi, sia da parte degli uffici di supporto all’attività di verbalizzazione del segretario comunale che da parte dei consiglieri comunali, nonchè dei cittadini ammessi ad assistere alla seduta e degli organi di informazione radiotelevisiva.

• fornire preventiva informazione a tutti i partecipanti alla seduta consiliare dell’esistenza di videocamere e della successiva trasmissione delle immagini, disponendo, anche ai fini della conoscenza da parte del pubblico, che nella sala consiliare vengano affissi specifici cartelli;
• disporre che i consiglieri vengano informati per iscritto, in attuazione del GDPR e del D.Lgs. 196/2003, del trattamento dei dati attraverso modalità di ripresa e divulgazione delle registrazioni delle sedute;
• allontanare il pubblico dalle sedute di consiglio e di sospendere la registrazione dal parte di soggetti terzi, qualora la discussione degli argomenti trattati possa ledere i principi di riservatezza di dati personali e sensibili;
• disporre che sono assolutamente vietate le riprese audiovisive ogni qualvolta le discussioni consiliari abbiano ad oggetto dati che attengono lo stato di salute, la vita e le abitudini sessuali e che sono assolutamente vietate anche le riprese audiovisive ogni qualvolta le discussioni consiliari abbiano ad oggetto dati che, insieme a quelli sensibili, vanno a costituire la categoria dei dati “giudiziari”, vale a dire idonei a rivelare l’esistenza, a carico dell’interessato di alcuni provvedimenti di carattere penale.
• disporre che che riprese audiovisive riguardanti discussioni consiliari aventi ad oggetto dati diversi da quelli sensibili o giudiziari che presentano, tuttavia, rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità dell’interessato, in relazione alla natura dei dati e alle modalità di trattamento o agli effetti che può determinare, possono essere limitate sulla base di richieste pervenute in tal senso da parte dello stesso Presidente del consiglio, del Sindaco o di ciascuno dei consiglieri comunali o di terzi presenti alla seduta;
• vietare di riprendere eventuali spettatori
• inibire o interrompere in qualsiasi momento le riprese nell’ipotesi in cui ravvisi la violazione delle disposizioni sopra indicate ed in ogni caso in cui ritenga che le modalità di svolgimento dell’attività autorizzata arrechino pregiudizio al normale svolgimento della seduta consiliare.
• disporre che, durante le riprese, i consiglieri devono avere cura di non fare riferimento a condizioni di salute riguardanti qualsiasi persona, salvo che non lo ritengano indispensabile per l’espletamento del proprio mandato. In tal caso però sono tenuti a preavvisare il Presidente, che provvederà a rendere segreta la seduta

ll regolamento deve inoltre disciplinare i limiti di trasmissione e commercializzazione delle immagini e dell'audio e le modalità di rilascio delle interviste.