GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Nella riunione odierna, in presenza del dott. XX, presidente, della dott.ssa XX, vicepresidente, della prof.ssa XX e della dott.ssa XX, componenti e del dott. XX, segretario generale;

VISTO il Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito RGPD);

Visto l’art. 154, comma 1, lett. g), del Codice in materia di protezione dei dati personali - d. lgs. 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito “Codice”);

Visto l’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33 del 14 marzo 2013 recante «Riordino della disciplina riguardante il diritto di accesso civico e gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni»;

Vista la Determinazione n. 1309 del 28/12/2016 dell’Autorità Nazionale Anticorruzione-ANAC, adottata d’intesa con il Garante, intitolata «Linee guida recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico di cui all’art. 5 co. 2 del d.lgs. 33/2013», in G.U. Serie Generale n. 7 del 10/1/2017 e in http://www.anticorruzione.it/portal/public/classic/AttivitaAutorita/AttiDellAutorita/_Atto?ca=6666 (di seguito “Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico”);

Visto il provvedimento del Garante n. 521 del 15/12/2016, contenente la citata «Intesa sullo schema delle Linee guida ANAC recanti indicazioni operative ai fini della definizione delle esclusioni e dei limiti all’accesso civico», in www.gpdp.it, doc. web n. 5860807;

Vista la documentazione in atti;

Viste le osservazioni formulate dal segretario generale ai sensi dell’art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;

Relatore la prof.ssa XX;

PREMESSO

Con la nota in atti il Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di XX ha chiesto al Garante il parere previsto dall’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013, nell’ambito del procedimento relativo a una richiesta di riesame sul provvedimento di diniego di un accesso civico.

Nello specifico, una Sezione dell’Unione Nazionale Sottufficiali Italiani, identificata in atti, ha presentato istanza di accesso civico avente a oggetto i «registri del “Ruolo matricolare Comunale dei Militari”. Mod. DE/002E», dall’anno 1950 al 1985. Nella richiesta è indicato che la finalità dell’accesso risiede nella volontà di contattare i soggetti contenuti nei predetti registri potenzialmente interessati, in «previsione di una loro eventuale adesione associativa».

Dagli atti risulta che il Comune ha negato l’accesso civico, richiamando il limite della protezione dei dati personali contenuto nell’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

OSSERVA

La questione sottoposta all’attenzione del Garante ha a oggetto la possibilità di rendere ostensibili, tramite l’istituto dell’accesso civico generalizzato, i registri del “Ruolo matricolare Comunale dei Militari”, riferiti a 35 anni (dal 1950 al 1985), e i dati personali ivi contenuti.

Si tratta di una mole di dati e informazioni personali riferibili – come evidenziato nella richiesta di parere al Garante dal responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza del Comune – a dati comuni e, in alcuni casi, anche a “categorie particolari di dati personali” (art. 9, RGPD) appartenenti a circa 170.000 soggetti interessati. I registri richiesti, infatti, riportano «nominativi, data e luogo di nascita, informazioni in ordine alla residenza alla data di registrazione, unità militare di assegnazione, grado rivestito, data di congedo», nonché «annotazioni spesso coinvolgenti profili attinenti alla salute, in ordine all’eventuale esonero permanente dal servizio militare obbligatorio (riformato per …), unitamente ad indicazioni circa la condizione di obbiettore di coscienza e di eventuale, successiva rinuncia al relativo status […] si per sé sintomatiche di opinioni politiche e/o di convinzioni religiose o filosofiche».

Al riguardo, deve essere tenuta in primo luogo in considerazione la circostanza per la quale – a differenza dei documenti a cui si è avuto accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti che si ricevono a seguito di una istanza di accesso civico divengono «pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7», sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).

Di conseguenza, è anche alla luce di tale amplificato regime di pubblicità dell’accesso civico che va valutata l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali dei soggetti controinteressati, in base al quale decidere se rifiutare o meno l’accesso ai documenti richiesti.

La valutazione dell’ostensione di dati personali nell’ambito del procedimento di accesso civico, deve inoltre essere effettata anche nel rispetto dei principi indicati dall’art. 5 del RGPD, fra cui quello di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati» (art. 5, par. 1, lett. b e c), in modo che non si realizzi un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e libertà delle persone cui si riferiscono tali dati (cfr. anche art. 8 della Convenzione europea per la salvaguardia dei diritti dell’uomo e delle libertà fondamentali; art. 8 della Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea e della giurisprudenza europea in materia).

In tale quadro, si ritiene che il Comune – seppur con una succinta motivazione – abbia correttamente negato l’accesso civico ai registri del “Ruolo matricolare Comunale dei Militari”.

Ciò in quanto – fermo restando l’esclusione dell’accesso civico, ai sensi dell’art. 5-bis, comma 3, del d. lgs. n. 33/2013, ai dati sulla salute (cfr. provv. n. 226 del 16/4/2018, in www.gpdp.it, doc. web n. 8983848; n. 188 del 10/4/2017, ivi, doc. web n. 6383249; n. 206 del 27/4/2017, ivi, doc. web n. 6388689; n. 98 del 22/2/2018, ivi, doc. web n. 8165944) – il riconoscimento di un accesso civico generalizzato ai dati e informazioni personali (sia comuni che, in alcuni casi, rientranti nelle categorie particolari dati personali di cui all’art. 9 RGPD) dei militari (dati anagrafici e di residenza, unità militare di assegnazione, grado rivestito, data di congedo, indicazioni su eventuale esonero dal servizio militare obbligatorio oppure sulla condizione di obbiettore di coscienza), unito alla generale conoscenza e al particolare regime di pubblicità dei dati oggetto di accesso civico, può causare, a seconda delle ipotesi e del contesto in cui i dati e le informazioni fornite possono essere utilizzati da terzi, proprio quel pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali dei controinteressati, previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013.

Va altresì considerato che l’obiettivo dichiaratamente perseguito dall’istante (contattare i soggetti censiti nei predetti registri, in «previsione di una loro eventuale adesione associativa»), oltre a risultare incompatibile con le legittime finalità per le quali i dati in questione sono stati originariamente raccolti e successivamente trattati dal titolare, non appaiono funzionali allo scopo di soddisfare le esigenze informative poste dal legislatore alla base dell’accesso civico, cioè di «favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico» (art. 5, comma 2, del d. lgs. n. 33/2013).

Un’eventuale ostensione, tramite l’istituto dell’accesso civico generalizzato, delle informazioni descritte – che in alcuni casi comprendono anche i dati riferibili a opinioni politiche o filosofiche – potrebbe, dunque, causare a questi ultimi ripercussioni negative, anche tenendo conto della richiamata ragionevole aspettativa di confidenzialità e della non prevedibilità delle conseguenze derivanti dalla conoscibilità da parte di chiunque dei dati e delle informazioni personali richieste (cfr. par. 8.1 delle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, cit.). In caso di accoglimento dell’istanza, si determinerebbe un’interferenza sproporzionata nei diritti e libertà dei soggetti controinteressati in violazione dei principi di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati» secondo i quali i dati personali devono essere – rispettivamente – «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità»; nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c, del RGPD).

TUTTO CIÒ PREMESSO IL GARANTE

esprime parere nei termini suesposti in merito alla richiesta del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza del Comune di XX, ai sensi dell’art. 5, comma 7, del d. lgs. n. 33/2013.

Fonte: Garante per la Protezione dei Dati