Denominazione del trattamento

Trattamento di dati relativi all'attivita' di gestione dell'accesso a documenti amministrativi, dell'accesso civico semplice e generalizzato

Fonte normativa

Principi dell'ordinamento dell'Unione europea e normativa europea pertinente - Costituzione - Principi generali dell'attivita' amministrativa di cui all'art. 1, L. 241/1990 - Disposizioni che attengono ai livelli essenziali delle prestazioni (LEA), di cui all'articolo 117, secondo comma, lettera m), Cost. - D.Lgs. n. 267/2000 - D.Lgs. n. 165/2001 - Legge n. 145/2002 - D.Lgs. n. 196/2003 - D.Lgs. n. 82/2005 - D.Lgs. 193/2006 - D.Lgs. n. 150/2009 - L. 69/2009 - D.Lgs. n. 104/2010 - D.Lgs. n. 123/2011 - D.Lgs. n. 149/2011 - L. 190/2012 - PNA 2013, e successivi nonche' PTPC in vigore - D.Lgs. n. 33/2013 - DPR n. 62/2013 e Codice di comportamento dell'Ente - L. 124/2015 e decreti legislativi attuativi - Reg. UE 679/2016 - D.Lgs. 97/2016 - Statuto - Regolamento sul procedimento amministrativo - Regolamento sull'accesso

Natura del trattamento

Conferimento obbligatorio per le finalita' sopra indicate: l'eventuale rifiuto comporta l'impossibilita' di eseguire il trattamento dei dati e di gestire il processo/procedimento nel cui contesto vanno trattati i dati

Ambito di applicazione del trattamento

• Ambito di applicazione materiale e territoriale individuato in base agli artt. 2 e 3 del Regolamento (UE) 679/2016
• Trattamento in ambito pubblico
• Ambito identificato dal profilo di autorizzazione consentito ai singoli incaricati e addetti alla gestione o alla manutenzione degli strumenti elettronici

Nome archivio/Banca dati

Sistema informativo relativo al sistema informativo notifiche e deposito atti amministrativi e giudiziari - base di dati e applicativo oggetto di comunicazione all'ADIG, in attuazione dell'art. 24-quater, comma 2, D.L. n. 90/2014, convertito in L. n. 114/2014

Tipo di archivio/Banca dati

I dati sono registrati in archivi/banche di dati gestite con modalita' in prevalenza elettroniche e con supporti cartacei

Categorie/Tipi di dati

• Dati comuni identificativi
• Indirizzo di posta elettronica
• Dati idonei a rilevare convinzioni politiche, sindacali
• Dati idonei a rivelare convinzioni di altro genere (diverse dalle convinzioni religiose o filosofiche)
• Dati idonei a rivelare l'adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale

Luoghi di custodia dei dati

• In Italia
• Presso l'ubicazione dell'Ufficio competente

Finalita' del trattamento

Trattamento effettuato per finalita' di trasparenza dell'attivita' amministrativa. I dati acquisiti vengono trattati esclusivamente per la finalita' di gestione del processo/procedimento amministrativo per il quale vengono comunicati, incluse le fasi di controllo e monitoraggio, e possono essere trattati anche per la gestione dei processi/procedimenti connessi e trasversali, e relativi al controllo di qualita' del servizio e alla misurazione e valutazione della performance. I dati possono essere trattati, altresi', per adempiere ad eventuali obblighi previsti dalla legislazione europea, dalla legislazione italiana, statale e regionale e dalla vigente normativa regolamentare

Rilevanti finalita' di interesse pubblico

Trattamento effettuato per rilevanti finalita' di interesse pubblico nella seguente materia: conferimento di onorificenze e ricompense, riconoscimento della personalita' giuridica di associazioni, fondazioni ed enti, anche di culto, accertamento dei requisiti di onorabilita' e di professionalita' per le nomine, per i profili di competenza del soggetto pubblico, ad uffici anche di culto e a cariche direttive di persone giuridiche, imprese e di istituzioni scolastiche non statali, nonche' rilascio e revoca di autorizzazioni o abilitazioni, concessione di patrocini, patronati e premi di rappresentanza, adesione a comitati d'onore e ammissione a cerimonie ed incontri istituzionali ai sensi dell'art. 2-sexies, comma 2 lett. n) D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018 (in particolare con riferimento al riconoscimento della personalita' giuridica di associazioni, fondazioni ed enti, anche di culto, di accertamento dei requisiti di onorabilita' e di professionalita' per le nomine, per i profili di competenza del soggetto pubblico, ad uffici anche di culto e a cariche direttive di persone giuridiche, imprese e di istituzioni scolastiche non statali, nonche' di rilascio e revoca di autorizzazioni o abilitazioni, di concessione di patrocini, patronati e premi di rappresentanza, di adesione a comitati d'onore e di ammissione a cerimonie ed incontri istituzionali

Interesse legittimo perseguito

Non si applica al trattamento di dati effettuato dalle autorita' pubbliche, nell'esecuzione dei loro compiti, la condizione di liceita' del legittimo interesse (in forza del quale il trattamento e' lecito solo se e nella misura in cui ricorre almeno una delle seguenti condizioni: .... f) e' necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le liberta' fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato e' un minore)

Categorie di trattamenti

a) Forme ordinarie di elaborazione

• Raccolta: |X| presso gli interessati |X| presso terzi
• Elaborazione: |X| in forma cartacea |X| con modalita' informatizzate

b) Particolari forme di elaborazione

- Comunicazione ai seguenti soggetti per le seguenti finalita' (con specificazione ed indicazione dell'eventuale base normativa):

• controinteressati ai sensi della L. 241/1990 e D.Lgs. 33/2013

- Trasferimento all'estero

• I dati personali, oggetto di trattamento, non vengono trasferimenti a un paese terzo o a un'organizzazione internazionale

Categorie di interessati

• Cittadini italiani
• Cittadini di Paesi appartenenti all'U.E.
• Cittadini di Paesi non appartenenti all'U.E.
• Amministratori

Categorie di destinatari

• Altri Uffici/Servizi del titolare ( D.Lgs.165/2001)
• Amministrazioni pubbliche di cui all'art. 2, co.1 D.Lgs. 165/2001 e/o amministrazioni inserite nell'Elenco ISTAT (amministrazioni inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell'articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196) a cui i dati vanno comunicati per assolvere alla finalita' del trattamento, e che possono assumere il ruolo di responsabile, contitolare o titolare autonomo del trattamento (artt. 26 e 28 Reg. UE n. 679/2014)
• Soggetti privati a cui i dati vanno comunicati per assolvere alla finalita' del trattamento, e che possono assumere il ruolo di responsabile, contitolare o titolare autonomo del trattamento (artt. 26 e 28 Reg.UE n. 679/2014)
• Soggetti privati
• Soggetti pubblici

Cessazione del trattamento

- Periodo di conservazione

I dati sono conservati in una forma che consente l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati

- Termine ultimo per la cancellazione delle diverse categorie di dati

Termine ultimo identificato dalla normativa di settore dello specifico ambito di intervento o, comunque, in base al criterio della cancellazione immediatamente dopo il "periodo minimo indispensabile di trattamento dei dati"

- Modalita' di cessazione dei dati

Conservazione per scopi istituzionali, in conformita' alle norme di legge sulla conservazione della documentazione amministrativa, ai regolamenti, alla normativa comunitaria e ai codici di deontologia e buona condotta, e successiva archiviazione con eventuale trasmissione dei dati, in conformita' alla legge e ai regolamenti, ai responsabili che effettuano l'archiviazione

Parere RPO/RTD

E' stato acquisito il parere del RPD, allegato al documento di valutazione di impatto

Opinioni interessati o loro rappresentanti

E' stata effettuata la consultazione pubblica allo scopo di acquisire l'opinione degli interessati allegata al documento di valutazione

Codici di condotta e regole deontologiche

Si rinvia ai Codice di deontologia e di buona condotta approvati dal Garante, per quanto applicabili, nonche' al Codice di comportamento approvato con D.P.R. n. 62/2013 e al Codice di comportamento interno approvato dal titolare ad integrazione del D.P.R. n. 62/2013

Adesione ad un meccanismo di certificazione

Non risulta l'adesione a un meccanismo di certificazione

Registrazione dei dati personali, dei destinatari e del periodo di conservazione dei dati personali

La registrazione delle attivita' di trattamento e delle categorie di trattamenti viene effettuata a mezzo del Registro del titolare, in atti, e del Registro dei responsabili

Sintetica descrizione del trattamento e del flusso informativo

I dati personali trattati nei procedimenti di accesso documentale, civico semplice e di accesso civico generalizzato vengono raccolti sia presso l'interessato che presso terzi. Il trattamento puo' includere anche dati vulnerabili. Vengono effettuate operazioni ordinarie di elaborazione, con mezzi elettronici e su supporto cartaceo. In relazione ad alcuni trattamenti ( quali ad esempio, l'accesso civico semplice e l'accesso civico generalizzato) vengono effettuate anche operazioni particolari di comunicazione, interconnessione e raffronti di dati (con specificazione ed indicazione della base normativa): con altri trattamenti o banche dati dello stesso ente.

Fonte: RPD/DPO - Piattaforma All Privacy - Scheda n. 51