Con riferimento all'istituto dell'accesso civico, in relazione alle numerose richieste di consulenza e di assistenza, lo scrivente Servizio di protezione dei dati personali intende fornire un criterio di orienetamento e di valutazione da tenere presente ai fini della decisione sull'accoglimento o rifiuto dell'accesso.

A tale fine, lo scrivente Servizio di protezione richiama l'attenzione dell'amministrazione sulla circostanza che l’art. 5-bis del d. lgs. n. 33/2013 prevede che l’accesso civico deve essere rifiutato:

• se il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela della protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia (comma 2, lett. a).

Ai fini della decisione (se rifiutare o meno l’accesso ai dati, informazioni o documenti richiesti), si RACCOMANDA di valutare l’esistenza di un possibile pregiudizio concreto alla protezione dei dati personali:

• anche alla luce dell' amplificato regime di pubblicità che l'ordinamento ha ha riconosciuto all'accesso civico.

Detto altrimenti, tra le valutazioni che l'amministrazione deve effettuare in ordine alla possibile ostensione o meno di dati personali o documenti che li contengono tramite l’istituto dell’accesso civico, l'amministrazione medesima deve tenere in considerazione che – a differenza dei documenti resi ostensibili tramite una richiesta di accesso ai sensi della l. n. 241 del 7/8/1990 – i dati e i documenti resi ostensibili a seguito di una istanza di accesso civico:

• divengono pubblici e chiunque ha diritto di conoscerli, di fruirne gratuitamente, e di utilizzarli e riutilizzarli ai sensi dell’articolo 7, sebbene il loro ulteriore trattamento vada in ogni caso effettuato nel rispetto dei limiti derivanti dalla normativa in materia di protezione dei dati personali (art. 3, comma 1, del d. lgs. n. 33/2013).

Inoltre, è necessario rispettare, in ogni caso, i principi del RGPD di «limitazione della finalità» e di «minimizzazione dei dati», in base ai quali i dati personali devono essere «raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in modo che non sia incompatibile con tali finalità», nonché «adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati» (art. 5, par. 1, lett. b e c).