In relazione alla richiesta di parere formulata, relativa alla riapertura, presso un parcheggio pubblico comunale, di un ascensore all'interno del quale, ai fini della sicurezza, e' attiva una telecamera permanente che consente all'operatore economico incaricato della sicurezza/vigilanza di visualizzare l'interno dell'ascensore stesso, ed in particolare, in merito ai documenti o atttività da porre in essere al fine di assicurare un corretto trattamento dei dati, lo Scrivente Servizio Protezione Dati (DPO), rileva quanto segue.

In via preliminare, si rileva che:

• la telecamera installate sull'ascensore, una volta riattivata, risulterebbe essere sempre attiva e consentirebbe in qualsiasi momento all'operatore economico incaricato della sicurezza/vigilanza di visualizzare l'interno dell'ascensore;
• la telecamera permanente sarà riattivata ai fini della sicurezza dell'ascensore (prevenire ad esempio atti vandalici).

In relazione a quanto sopra rilevato, si specifica che, il Garante, ha stabilito che le immagini registrate non possono essere conservate più a lungo di quanto necessario per le finalità per le quali sono acquisite (art. 5, paragrafo 1, lett. c) ed e), del Regolamento).

In base al principio di responsabilizzazione (art. 5, paragrafo 2, del Regolamento), spetta al Titolare del trattamento individuare i tempi di conservazione delle immagini, tenuto conto del contesto e delle finalità del trattamento, nonché del rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche. Ciò salvo che specifiche norme di legge non prevedano espressamente determinati tempi di conservazione dei dati (si veda, ad esempio, l’art. 6, co. 8, del D.L. 23/02/2009, n. 11, ai sensi del quale, nell’ambito dell’utilizzo da parte dei Comuni di sistemi di videosorveglianza in luoghi pubblici o aperti al pubblico per la tutela della sicurezza urbana, “la conservazione dei dati, delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l'uso di sistemi di videosorveglianza è limitata ai sette giorni successivi alla rilevazione, fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione”).

Nel caso di specie, la finalità non è di sicurezza urbana, bensì è una finalità di sicurezza per la tutela del bene pubblico, come ad esempio di prevenzione da atti di vandalismo, e di conseguenza, le immagini rilevate dalla telecamera permanente devono essere conservate per un tempo massimo di 24 ore, in quanto, è un tempo sufficiente per verificare eventuali atti vandalici o dannosi del bene pubblico.

Inoltre, in aggiunta a quanto sopra rilevato, è necessario che gli interessati, ovvero i soggetti che accedono all'area videosorvegliata (utilizzano l'ascensore), siano informati dell'esistenza della telecamera.

Di conseguenza, è necessario fornire l'informativa, che può essere fornita (come specifica il Garante) utilizzando un modello semplificato, anche un semplice cartello, che deve contenere, tra le altre informazioni, le indicazioni sul Titolare del trattamento e sulla finalità perseguita. L’informativa va collocata prima di entrare nella zona sorvegliata. Non è necessario rivelare la precisa ubicazione della telecamera, purché non vi siano dubbi su quali zone sono soggette a sorveglianza e sia chiarito in modo inequivocabile il contesto della sorveglianza. L’interessato deve poter capire quale zona sia coperta da una telecamera in modo da evitare la sorveglianza o adeguare il proprio comportamento, ove necessario. L’informativa deve rinviare a un testo completo contenente tutti gli elementi di cui all´art. 13 del Regolamento, indicando come e dove trovarlo (ad es. sul sito Internet del titolare del trattamento o affisso in bacheche o locali dello stesso).