In relazione al quesito formulato, si evidenzia che l'accesso documentale ai sensi della Legge 241/1990 può avvenire sui "documenti amministrativi".

In effetti, quando l’Autorità giudiziaria affida dei compiti istruttori (indagini/relazioni) al personale degli Enti locali (ad es. Polizia Locale o Assistente sociale) l’attività svolta è sottratta al diritto di accesso, non rientrando in alcun procedimento intestato all’Ente di appartenenza del dipendente, ma involgente l’ambito giudiziario: inibiti, quindi, alla sua disponibilità.

Ciò premesso, se le "relazioni" predisposte dal Servizio sociale sono state svolte su incarico del Tribunale Civile o del Tribunale penale, tali relazioni, come pure ogni altro documento formato dagli operatori sociali al fine di adempiere il mandato del giudice, “sono assimilabili ad atti giudiziari e/o processuali, per i quali non è configurabile il diritto di accesso”.

Il dato letterale, di cui all’art. 22, comma 1, lett. d), della Legge n. 241/90, difatti, si intende «per “documento amministrativo”, ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale», non rientrando, in tale definizione, gli atti relativi ad organi ed attività giurisdizionali, ovvero strumentalmente ricollegabili a questi ultimi, atteso che lo “specifico procedimento” cui si riferisce la norma è, con tutta evidenza, un procedimento amministrativo e non un procedimento giudiziario(indipendentemente dalla sua tipologia, penale o civile).

Conseguentemente l'istante, che rappresenti un interesse diretto e concreto e manifesti le finalità per le quali richiede l'accesso, può accedere ai documenti formatisi nello svolgimento delle attività connesse allo svolgimento della funzione propria del Comune nell'ambito del servizio sociale.

In questo quadro, quindi, il soggetto interessato dal procedimento avviato dai Servizi Sociali dell'Ente, ha un interesse diretto ad avere accesso ai documenti ed atti del procedimento che lo riguardano. Tra questi, anche relazioni di altri Enti se relativi al procedimento dell'interessato, compreso il "diario sociale".

Il limite, evidenziato da ultimo dalla sez. I Parma del T.A.R. Emilia Romagna, con la sentenza 10 novembre 2020 n. 198 (est. Baraldi), interviene distinguendo l’attività propria della P.A. rispetto a quella specialistica delle assistenti sociali, relative a procedimenti che esulano l’ambito di competenza dell’Ente locale, quali quelli riferiti ad un procedimento civile di tutela dei minori (e lo stesso discorso vale per le indagini penali).

Tutto ciò premesso, evidenziata la possibilità di accogliere la richiesta entro i limiti sopra indicati, vanno, tuttavia, adottati specifici accorgimenti per evitare possibili pregiudizi a terzi, assicurando:
- l'anonimizzazione di eventuali informazioni relative a terzi contenuta nella documentazione da visionare.