Il RGPD prevede che un gruppo imprenditoriale (v. definizione di cui all'art. 4, n. 19 del RGPD) possa designare un unico RPD, purché tale responsabile sia facilmente raggiungibile da ciascuno stabilimento (sul concetto di "raggiungibilità", v. WP 243, par. 2.3). Inoltre, dovrà essere in grado di comunicare in modo efficace con gli interessati e di collaborare con le Autorità di controllo.

A tal fine, potrebbe essere buona prassi nei gruppi di impresa, quella di prevedere che il RPD di gruppo sia assistito da specifici referenti locali individuati presso ciascuna entità (anche, se del caso, operando quali componenti del suo gruppo di lavoro), in grado di fornire adeguato supporto allo stesso e di fungere da punto di contatto nei confronti dei soggetti interessati e dell’Autorità di controllo competente; ciò, ad esempio, al fine di coadiuvare a livello locale la gestione dei reclami degli interessati e l’attività di formazione del personale; veicolare le principali questioni emerse in materia di protezione dei dati personali nelle singole entità del gruppo, ecc.

Viceversa, ove non si opti per un unico RPD ma, all’interno del gruppo imprenditoriale, vengano nominati singoli RPD per ciascuna entità, al fine di assicurare un efficace coordinamento dei compiti loro assegnati, potrebbe essere valutata l’opportunità di costituire un network dei medesimi, individuando, se del caso, anche una figura di riferimento (ad es. il RPD della società capogruppo) con funzioni volte a garantire un adeguato raccordo tra gli stessi (ad es. per il tramite di riunioni periodiche; scambio di informazioni ecc.).

Resta in tutti i casi fermo, come già evidenziato in termini generali nella faq n. 7, l’obbligo, in capo alle singole entità del gruppo in qualità di titolari o responsabili del trattamento, di pubblicare i dati di contatto del RPD e di comunicarli all’Autorità di controllo competente.

Riferimenti normativi: art. 4, n. 19, RGPD; art. 37, par. 2, RGPD; c. 97, RGPD.

Fonte: GARANTE https://www.garanteprivacy.it/faq-sul-responsabile-della-protezione-dei-dati-rpd-in-ambito-privato