MASSIMA

Dopo la cessazione del rapporto di lavoro, è illecita - in relazione agli artt. 5, par. 1, lett. a), c) e e), 12, 13 e 15 del Regolamento - l'attività dell’account individualizzato di posta elettronica del lavoratore/amministratore cessato, ed è illecito il conseguente accesso ai messaggi ivi pervenuti senza che tale prassi sia stata esplicitata nel documento dedicato alle policy riguardanti l’utilizzo dei sistemi informatici dell'ente.

Sotto tale profilo, quindi, è corretto cessare la funzionalità dell'account associato al dipendente che ha cessato il rapporto di lavoro con l'ente.

In particolare, in linea con le Linee guida per posta elettronica e internet”, adottate dal Garante con provvedimento n. 13 del 1° marzo 2007, dopo la cessazione del rapporto di lavoro, l'ente deve provvedere alla rimozione dell’account del dipendente/amministratore previa disattivazione dello stesso e alla contestuale adozione di sistemi automatici volti ad informarne i terzi ed a fornire a questi ultimi indirizzi alternativi riferiti alla sua attività professionale.

I documenti e i dati contenuti nelle e-mail che nel frattempo sono state archiviate, possono tuttavia contenere dati e documenti necessari per lo svolgimento dell'attività amministrativa.

I trattamenti dei dati contenuti nelle caselle mail, una volta che il soggetto a cui era stata assegnato l'account, ha terminato il proprio rapporto di lavoro con l'amministrazione, vanno conseguentemente definiti con propria policy interna e con atti organizzativi e vanno illustrati ai dipendenti che trattano i dati attraverso percorsi di formazione e attraverso adeguate istruzioni.

Al fine di conformare i trattamenti dei dati personali dei dipendenti alle disposizioni del Regolamento è necessario che il Comune adotti, altresì, misure volte a fornire agli interessati tutte le informazioni e le comunicazioni previste a seguito dell’esercizio dei diritti nonché ad agevolare l’esercizio dei diritti da parte degli interessati, nei termini previsti dall’art. 12 del Regolamento.

Solo dopo che i dati o i documenti necessari alla prosecuzione dell'attività amministrativa sono stati correttamente archiviati, si può procedere alla cancellazione dell'archivio e-mail tenendo presente quanto segue: i dati e documenti contenuti nelle mail (ulteriori rispetto a quelli relativi al rapporto di lavoro che vanno conservati 10 anni) vanno conservati per il tempo necessario rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati (che non è possibile definire a priori in quanto la posta elettronica potrebbe riferirsi a attività gestionali con termini di conservazione e di diversa natura).

IL CASO

• l’ente ha creato un archivio delle mail dei dipendenti che hanno cessato il rapporto di lavoro

• l’ente disattivera' definitivamente la mail con la perdita di tutta la corrispondenza.