Riveste grande attualità, in questi primi mesi del 2023, la protezione dei dati personali dei candidati che partecipano alle procedure di concorso pubblico, per assunzioni a tempo indeterminato e determinato, anche in relazione alle assunzioni collegate al PNRR.

In relazione all’ambito delle assunzioni, il Decreto n. 13 (PNRR 2) del 24 febbraio 2023, nel prevedere nuove disposizioni di accelerazione e di snellimento delle procedure nonchè di rafforzamento della capacità amministrativa, consente agli Enti locali di fronteggiare, con adeguate risorse, le esigenze connesse ai complessivi adempimenti riferiti al PNRR. In particolare, consente agli Enti locali di disporre delle risorse per garantire l'attuazione delle procedure di gestione, erogazione, monitoraggio, controllo e rendicontazione del Piano.

Molte sono e saranno le opportunità di assunzioni e molti sono e saranno i concorsi e le procedure da gestire.

Per gli aspiranti, che intendono candidarsi ai concorsi, oltre alle consuete tecniche e metodiche di studio, risultano oggi disponibili, ai fini della preparazione, nuovi strumenti di approfondimento, di analisi e di gestione degli adempimenti (come, ad es. le statistiche, l’intelligenza artificiale per elaborare testi e prove e le piattaforme telematiche).

Tra questi nuovi strumenti per affrontare i concorsi, non può essere annoverato il ricorso, da parte degli aspiranti candidati, dell'accesso civico generalizzato per ottenere esempi di elaborati da impiegare come casi di studio fruibili in relazione alle diverse tipologie di concorso a cui si intende partecipare.

Questo istituto, che ha lo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull'utilizzo delle risorse pubbliche nonchè di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico, comporta:

• il diritto di chiunque di accedere ai dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione.

Nel caso in esame, si tratterebbe del diritto di chiunque di accedere agli elaborati scritti o manoscritti dei vincitori o dei graduati nelle varie procedure concorsuali bandite e concluse come, ad esempio, nella procedura concorsuale per l’assunzione di un Comandante della Polizia locale.

L’Ente, a fronte di domande di accesso civico di questo genere, è tenuto a rifiutare l'accesso perché il diniego risulta necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela dell’interesse privato della persona che ha redatto l’elaborato scritto o manoscritto.

Tale interesse privato di protezione dei dati personali coincide con la protezione dell'elaborato medesimo.

I concorsi in atto e i nuovi concorsi che verranno pubblicati in Gazzetta Ufficiale, nei Bollettini Regionali e sui siti delle amministrazioni, vanno gestiti tenendo conto che il Garante è tornato nuovamente a confermare, anche nel 2023, l'orientamento per cui l’Ente non può rilasciare, a seguito di richiesta di accesso civico, copia delle prove scritte, neppure anonimizzate (provvedimento n. 36 del 29 gennaio 2023).

In particolare, non può essere accolta la richiesta di accesso civico alla:

• copia degli elaboratiscritti o manoscritti (prima o prima e/o seconda prova) dei candidati promossi all’orale;
• copia degli elaboratiscritti o manoscritti priva dei nominativi dei candidati e della relativa valutazione (c.d.accesso civico parziale).

Secondo l'insegnamento consolidato del Garante, le informazioni contenute negli elaborati scritti sono “dati personali”, indipendentemente dalla circostanza che la correzione dei compiti venga effettuata dall'Ente in forma anonima.

L’Ente, avendo organizzato il concorso e l’esame, dispone delle informazioni necessarie per identificare il candidato attraverso, ad esempio, numero di identificazione apposto sulla prova.

Appurato che i dati e le informazioni vanno comunque qualificati come dati e informazioni “personali” (anche se il componente della commissione di concorso, quando effettua la correzione, non conosce l'identità del candidato), va ulteriormente precisato che l’inclusione delle prove d’esame nell’alveo dei dati personali deriva dall’ampia applicazione che deve essere effettuata, a cura dell’Ente, della disciplina in materia di protezione dei dati personali.

Sul punto, va ricordato che i “dati personali” comprendono “qualsiasi informazione” riferita alla persona, laddove, per “qualsiasi” informazione, si deve intendere l’insieme delle informazioni:

• in senso stretto, di natura privata o di carattere sensibile;
• in senso ampio ed esteso, di altra natura e tipologia ma, comunque, in grado di consentire l’identificazione o la ricostruzione di pareri, giudizi, valutazioni, processi di pensiero, spirito di critica, preparazione, elementi culturali, espressività linguistica, orientamenti e tendenze, tecniche e metodologie.

Tali informazioni sono certamente presenti negli elaborati scritti o manoscritti delle prove concorsuali. Con riferimento agli elaborati medesimi, inoltre, come ricordato dal Garante, “è possibile affermare che, in alcuni casi, e a seconda della traccia sottoposta, il contenuto degli elaborati scritti può rivelare anche informazioni e convinzioni che potrebbero rientrare nella categoria dei dati particolari di cui all’art. 9 de RGPD (nel caso in cui lo svolgimento delle tracce possa implicare la rivelazione di opinioni politiche, convinzioni filosofiche o di altro genere)”.

Ne consegue che l’uso delle informazioni dell'elaborato scritto o manoscritto, in caso di accoglimento - non consentito - della istanza di accesso civico, può avere un effetto e un impatto, anche rilevante, sui diritti e gli interessi dei vincitori e graduati del concorso a cui si riferiscono gli elaborati oggetto di richiesta.

Tale effetto può prodursi anche in caso di assenza delle informazioni suddette laddove si tratti di un elaborato redatto a mano dal candidato, tenuto conto che l’elaborato scritto, in tale caso, contiene informazioni aggiuntive a quelle dell’elaborato e costituite dalle informazioni grafologiche e informazioni stilografiche.

La grafia e lo stile di scrittura sono collegati al rischio che le persone a cui si riferiscono gli elaborati possano essere re-indentificati a posteriori da soggetti diversi dall'Ente che ha bandito il concorso e che possiede gli strumenti per collegare l'autore della prova alla persona fisica del candidato.

In particolare, per lo stile sono stati sviluppati vari algoritmi che sono in grado di risalire, a partire da un testo di analisi, alla identificazione dell’autore.

Infine, non va dimenticato che un altro motivo per escludere l'accesso civico agli elaborati scritti o manoscritti delle prove concorsuali è costituito dall'eventuale verifica, da parte l'Ente, della sussistenza di interessi privati legati alla proprietà intellettuale e/o al diritto d’autore, in relazione alla eventuale natura creativa/intellettuale dell’elaborato medesimo.

Ciò premesso in via generale, in ordine alla non accoglibilità di richieste di accesso civico agli elaborati scritti, va ricordato che:

• l’Ente può, per contro, accoglierele richiestedi accesso aicompiti scritti formulate ai sensi della legge n. 241/1990 (artt. 22 e seguenti), da parte di partecipanti al concorso purchè in possesso di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è chiesto l'accesso.

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