- Il Registro del Trattamento dei dati.

L’art. 30 del Regolamento (EU) n. 679/2016 (“RGPD”) prevede tra gli adempimenti principali del Titolare (e del responsabile del trattamento) la tenuta del registro delle attività di trattamento.

Il Registro contiene le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare.

-La denominazione e i punti di contatto del titolare del trattamento e del RPD (Responsabile della Protezione dei dati)
-Le finalità del trattamento dei dati.
-Le categorie dei dati trattati.
-Le categorie dei destinatari a cui sono eventualmente trasmessi i dati.
-I termini previsti per la cancellazione e la descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative applicate

Costituisce uno dei principali elementi di responsabilizzazione (accountability) del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tali attività.

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

Il Registro può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico ma deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell’ultimo aggiornamento

L’indicazione del servizio All Privacy è quello di dare data certa al Registro del Trattamento dei dati, o con l’adozione con delibera di Giunta Comunale (così da coinvolgere anche l’organo di indirizzo politico nella gestione del trattamento dei dati), o comunque con acquisizione al protocollo che ne possa dare data certa.

-L’aggiornamento del Registro del Trattamento dei dati

Come indicato dal Garante della Privacy nella faq dedicate a tale argomento (https://www.garanteprivacy.it/registro-delle-attivita-di-trattamento) il Registro dei trattamenti è un documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare.

In quanto tale, il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere. Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere immediatamente inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

Si pensi ad un aggiornamento delle misure di sicurezza (informatiche o organizzative), o all’introduzione di nuovi procedimenti impattanti nel trattamento dei dati (ad es. l’adozione di un sistema di videosorveglianza o di body cam, o l’adozione dei protocolli sanitari in periodo covid ecc.) o ancora alla modifica dell’organigramma dell’ente.

Per un corretto aggiornamento del Registro, il servizio ALL Privacy offre supporto al Titolare, sia introducendo e proponendo l’aggiornamento in relazione a determinati procedimenti (come è avvenuto durante il periodo covid), sia andando a modificare ed aggiornare il singolo registro in occasione delle attività di revisione delle misure di sicurezza con gli enti titolari.

-Indicazioni operative

Per un costante e tempestivo aggiornamento, è determinante che l'Ente Titolare del trattamento dei dati, qualora vi siano mutamenti che incidono sul trattamento dei dati (nuovi procedimenti, aggiornamento delle misure di sicurezza, modifica dell’organigramma) ne diano comunicazione al servizio All Privacy così da poter procedere tempestivamente all’aggiornamento del Registro del Trattamento dei dati.