I dipendenti di Poste Italiane S.p.A., abilitati ad accedere alla “Piattaforma Polis”, potranno rilasciare, dopo l’approvazione del relativo decreto ministeriale, i certificati anagrafici degli iscritti nell’ANPR, riguardanti il richiedente e i componenti della famiglia anagrafica dei richiedenti medesimi.

Il servizio di rilascio Certificati anagrafici alle Poste interesserà, a regime:

• i Comuni con meno di 15mila abitanti.

Lo ha reso noto, il 27 novembre scorso, il Garante annunciando il parere favorevole sullo schema di decreto del Ministro dell’interno recante “L’erogazione del servizio dei certificati ANPR da parte degli sportelli degli uffici postali nell’ambito del Progetto Polis-Case dei servizi di cittadinanza digitale”.

Sportelli di Poste Italiane S.p.A. con funzione di «sportello unico» di prossimità nel territorio dei comuni con popolazione inferiore a 15.000 abitanti

Il progetto «Polis» - Case dei servizi di cittadinanza digitale - si basa sulla possibilità, per il Ministero dello sviluppo economico, di garantire la modalità digitale di erogazione dei servizi pubblici, stipulando con le pubbliche amministrazioni, convenzioni a titolo gratuito per rendere accessibili i servizi di competenza delle predette amministrazioni per il tramite di:

• uno «sportello unico» di prossimità nel territorio dei comuni con popolazione inferiore a 15mila abitanti, affidando l’erogazione dei suddetti servizi a Poste Italiane S.p.A. che utilizza, a tal fine, la propria infrastruttura tecnologica e territoriale.

Nell’ambito del suddetto progetto «Polis», la disciplina dell’erogazione del servizio di rilascio dei certificati disponibili nell’Anagrafe nazionale della popolazione residente (ANPR) da parte degli sportelli degli uffici postali in funzione di «sportello unico» di prossimità, è destinata a confluire in:

• un decreto del Ministero dell’interno di concerto con il Dipartimento della funzione pubblica e il Dipartimento per la trasformazione digitale della Presidenza del Consiglio dei Ministri.

Lo schema di decreto in esame, composto da sei articoli, è stato trasmesso all’Autorità garante, al fine di acquisire il prescritto parere che, all’esito dell’istruttoria, è risultato favorevole per le ragioni che interessano i seguenti principali profili di regolamentazione.

Titolare, responsabili e incaricati del trattamento

Nell’ambito del nuovo servizio, sono esattamente identificati Titolare, Responsabili e Incaricati del trattamento. Più esattamente:

- il Ministero dell’interno risulta essere il titolare del trattamento con riferimento ai dati contenuti in ANPR, per le operazioni di conservazione, di comunicazione e di adozione delle relative misure di sicurezza;

- Poste Italiane S.p.A. risulta essere responsabile del trattamento al fine di fornire ai cittadini il servizio di richiesta e rilascio dei certificati anagrafici disponibili nell’ANPR;

- Sogei S.p.A. risulta essere responsabile per la realizzazione delle funzionalità di ANPR e la gestione dell’infrastruttura.

- incaricato del trattamento è il personale di Poste Italiane S.p.A. abilitato a erogare i servizi previsti da ANPR in possesso dei requisiti richiesti dal CCNL di settore, incluso quello relativo all’assenza di condanne penali e individuato tra i dipendenti con rapporto di lavoro a tempo indeterminato alle dirette dipendenze di Poste Italiane, con qualifiche espressamente individuate.

Misure tecniche e organizzative di sicurezza

Nell’ambito del nuovo servizio, sono inoltre esattamente identificate le misure tecniche e organizzative di sicurezza, di seguito testualmente riportate.

- le informazioni relative al cittadino e ai certificati richiesti, trattate nell’ambito dell’erogazione del servizio, vanno gestite temporaneamente sulla Piattaforma Polis sino alla chiusura della sessione; un sottoinsieme di tali informazioni, specificamente individuate, va registrato nei log di tracciatura sulla piattaforma di conservazione dei log di Poste Italiane;

- per la gestione dei profili e l’autorizzazione agli accessi del personale preposto di Poste Italiane, la piattaforma di Identity & Access Management di Poste Italiane garantisce la sicurezza dei processi di identificazione e autenticazione anche attraverso robusti meccanismi basati sull’utilizzo di smart card crittografiche, come doppio fattore di autenticazione, prevedendo altresì l’utilizzo di un processo di gestione dei ruoli e dei profili autorizzativi, congiuntamente a meccanismi di tracciabilità della gestione delle identità del personale preposto, oltre che la piena tracciabilità delle operazioni effettuate per il rilascio dei certificati ANPR;

- l’integrità e il non ripudio siano garantiti dall’apposizione di firma ai messaggi scambiati nell’interazione tra la Piattaforma Polis e il sistema ANPR, secondo le modalità previste dalle citate “Linee Guida sull’interoperabilità tecnica delle Pubbliche Amministrazioni”;

- la riservatezza dell’accesso ai dati è garantita da un lato dai meccanismi implementati dalla PDND relativi al controllo e alla tracciabilità degli accessi applicativi eseguiti dalla Piattaforma Polis verso i servizi di ANPR, dall’altro dal meccanismo di autenticazione a due fattori previsto per l’accesso del personale preposto alla Piattaforma Polis. Tali meccanismi, insieme alle misure di tracciamento delle operazioni effettuate, garantiscono anche il non ripudio delle attività svolte dal personale preposto; inoltre, la cifratura del canale contribuisce a garantire la riservatezza dei dati in transito nell’interazione tra le due suddette piattaforme;

- al fine di minimizzare il rischio di abuso derivante dall’utilizzo di documenti di riconoscimento, è reso disponibile agli interessati, all’interno dell’area riservata di ANPR, lo storico dei certificati emessi nell’ultimo anno tramite il servizio Polis, ed è implementato da parte di Poste Italiane un sistema di controlli e di gestione dei rischi a vari livelli;

- sono messe in atto e mantenute costantemente aggiornate misure adeguate per proteggere i sistemi da attacchi informatici (par. 5.2);

- il meccanismo di strong authentication, basato su smart card con pin, previsto per il personale preposto, è utilizzato anche in condizioni di eccezione (ad esempio, in caso di perdita o smarrimento della smart card); l’accesso può essere garantito in emergenza esclusivamente con equivalenti meccanismi di autenticazione forte (per esempio con una smart card sostitutiva associata univocamente al dipendente preposto);

- considerato che il servizio Polis richiede la presenza fisica del cittadino allo sportello, è inibito l’accesso da remoto al servizio da parte del personale abilitato all’emissione dei certificati;

- le operazioni effettuate dal personale di Poste Italiane sono oggetto di tracciatura sia nella piattaforma Polis (codice fiscale del cittadino che richiede il servizio; gli estremi del documento d’identità del cittadino che richiede il servizio; data, ora, minuti, secondi e millisecondi della richiesta; identificativo dell’ufficio postale e della postazione di sportello; UserID dell’operatore pseudonimizzato; operazione richiesta; esito della richiesta; identificativo della richiesta; modalità/estremi del token di autenticazione dell’operatore di sportello che eroga il servizio) sia in ANPR (codice fiscale del cittadino e/o dei componenti della famiglia anagrafica; informazioni derivanti dal token di sicurezza utilizzato dall’operatore; data, ora, minuti, secondi, millisecondi della richiesta; operazione richiesta; esito della richiesta; identificativo della richiesta; modalità di autenticazione);

- viene resa un’informativa ai lavoratori preposti in merito alla circostanza che le attività svolte sulla Piattaforma Polis sono oggetto di monitoraggio e audit da parte di Poste Italiane;

- ANPR registra gli accessi alle applicazioni da parte di Poste Italiane e l’esito delle operazioni, conservandoli per 36 mesi, mentre Poste Italiane gestisce i log delle operazioni di rilascio dei certificati ANPR sulla piattaforma di conservazione e analisi dei log dedicata a Polis e garantisce la conservazione dei dati per la durata di 36 mesi dall’erogazione del servizio ANPR, secondo i criteri di confidenzialità e integrità (par. 5.3);

- Poste Italiane, tramite i propri sistemi trasversali, traccia gli accessi effettuati dagli amministratori di sistema e conserva sempre aggiornata la lista di questi ultimi;

- per entrambe le piattaforme (ANPR e la citata piattaforma di conservazione e analisi dei log), è previsto un sistema di log analysis per l’analisi periodica delle informazioni registrate dagli applicativi, in grado di individuare eventi potenzialmente anomali che possono configurare trattamenti illeciti (par. 5.3).

Le specifiche misure di sicurezza che presidiano l’erogazione del servizio, garantiscono l’integrità, la riservatezza dei dati, la sicurezza del nuovo servizio, specie per quanto concerne l’accesso ad esso e il tracciamento e le operazioni effettuate.