Si avvicina, per molte amministrazioni, il rinnovo degli organi di indirizzo politico con le imminenti elezioni per individuare nuove Giunte e nuovi Consigli Comunali.

In tale frangente, pervengono agli uffici elettorali degli Enti Locali le richieste di accesso alle liste elettorali per svolgere attività di propaganda politica. Le liste elettorali, tuttavia, contengono i dati personali (nome e cognome, data e luogo di nascita, indirizzo di residenza) di tutti gli elettori iscritti nel Comune.

È necessario, quindi, rivedere le condizioni e le modalità con cui tali dati possono essere trattati a fronte di una richiesta di accesso.

La disciplina

L’accesso alle liste elettorali è disciplinato dall’art. 51, comma 5, del D.P.R. n. 223/1967 (come novellato dall’art. 177, comma 5, D.Lgs. n. 196/2003).

Ai sensi di tale norma, le liste elettorali possono essere rilasciate in copia per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo, di studio, di ricerca statistica o storica, o carattere socio-assistenziale o per il perseguimento di un interesse collettivo o diffuso.

Vi è pertanto una norma di legge che prevede espressamente la liceità del rilascio in copia di tali informazioni, anche per ragioni di elettorato attivo o passivo, peraltro senza limitarne il contenuto, purché ciò avvenga nel rispetto delle finalità indicate.

Il contenuto della norma richiamata è stato esplicitato dal Giudice amministrativo (TAR Cagliari sez. II, 17.02.2011 n. 148), nel senso di stabilire che:

- le liste elettorali possono essere rilasciate in copia solamente per le finalità indicate dalla norma medesima e nel senso che è preciso onere del richiedente indicare chiaramente e specificatamente nella propria istanza l’uso che intende fare dei dati delle liste elettorali, non essendo assolutamente sufficiente il richiamo alle espressioni generali utilizzate dall’art. 51, D.P.R. n. 223/1967, per indicare le finalità consentite;

- spetta all’amministrazione destinataria dell’istanza "entrare nel merito della richiesta e valutare se la specifica finalità del loro successivo utilizzo, dichiarata da parte del richiedente, sia conforme all’attività del soggetto medesimo, nonché se rientri effettivamente tra le ipotesi di cui al citato articolo 51”.

La fase istruttoria dell'Ufficio Elettorale

Ricevuta l’istanza, pertanto, l’Ufficio Elettorale deve verificare il contenuto dell’istanza di accesso e verificare che la richiesta sia motivata, per l’appunto da motivazioni di elettorato attivo o passivo. Deve trattarsi, ad esempio, del rappresentante di una lista candidata alle elezioni che richiede l’accesso alle liste elettorali per poter distribuire il proprio programma elettorale.

Il richiedente dovrà pertanto dichiarare tale finalità in maniera esplicita e determinata: si consiglia pertanto di predisporre un modulo in cui sia chiaro l’obbligo di dichiarare tali finalità.

La valutazione da parte dell’Ufficio competente non potrà essere effettuata in astratto, bensì in concreto, caso per caso. Ciò comporta lo svolgimento di un procedimento, volto a valutare:

1. che la finalità del trattamento per effettuare il quale si chiede il rilascio di copia delle liste elettorali rientri fra le finalità dell’art. 51 c. 5 d.P.R. n. 223/1967;
2. se tale finalità è conforme all’attività del richiedente (cfr. Circ. Min. interno n. 162/2006)
3. se la finalità/attività che il richiedente intende porre in essere sia sua propria (ossia non vi sia interposizione, cfr. Circ. Min. Interno n. 162/2006 in merito al caso delle richieste avanzate da società di marketing diretto).

Sotto il profilo del trattamento dei dati, la tenuta delle liste elettorali soddisfa finalità di rilevante interesse pubblico connesse all'esercizio del fondamentale diritto di elettorato attivo dei cittadini (cfr. articolo 9, paragrafo 2, lettera g), del Regolamento UE 2016/679 e articolo 2-sexies, comma 2, lettere b) e f), del decreto legislativo n. 196/2003, come introdotto dall'articolo 2, comma 1, lettera f), del decreto legislativo n. 101/2018).

Il rilascio, in copia, è ammesso per finalità di applicazione della disciplina in materia di elettorato attivo e passivo. Quando le liste elettorali vengono rilasciate per detta finalità, i dati personali rilasciati NON possono essere utilizzati per finalità diverse da quelle elettorali a meno che non si tratti di finalità compatibili e che venga acquisito il consenso espresso degli interessati al trattamento per finalità ulteriori.

A fronte della sussistenza dei suddetti presupposti, è corretta la procedura di rilascio delle liste elettorali. Il rilascio può avvenire su supporto elettronico al soggetto richiedente o, meglio, a mezzo pec, che deve essere fornito dal richiedente e che deve essere riferibile allo stesso per evitare che vengano diffusi dati a soggetti non titolati a riceverli.

Il file può essere generato o convertito in formato PDF/A (senza nessuna estrapolazione - solo elettori - non capi famiglia o altre aggregazioni).

Si precisa inoltre che le liste elettorali devono essere rilasciate per intero, e non limitatamente ad estratti o parti di esse.

L’ufficiale elettorale é legittimato al rilascio anche dopo il subentro delle liste in ANPR

L'ufficio elettorale dell'Ente, nei limiti e per le finalità stabiliti dall'art. 51 del dPR n. 233/1967, può continuare a rilasciare le liste elettorali in autonomia; il Decreto del Ministero dell'Interno che disciplina le "modalità di integrazione nell'ANPR delle liste elettorali e dei dati relativi all'iscrizione nelle liste di sezione di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 marzo 1967, n. 223", all'art. 6 dispone in merito alla "Titolarità del trattamento dei dati". Tale articolo, in particolare, prevede che la titolarità del trattamento dei dati contenuti in ANPR è attribuita al Ministero dell'interno sotto i profili della conservazione, della comunicazione e dell'adozione delle relative misure di sicurezza, nonchè al sindaco, nell'esercizio delle funzioni di ufficiale di Governo, limitatamente alla registrazione dei dati di cui all'allegato 1 - «Dati liste elettorali» e allegato 2 - «Servizi per comuni e cittadini - specifiche tecniche» del decreto, limitatamente alla sezione «Servizi per i comuni»." L'allegato 2, in particolare, in merito ai servizi di consultazione e di estrazione, attribuisce all'ufficiale elettorale il compito di estrarre i dati di ANPR necessari allo svolgimento delle funzioni e dei compiti previsti dal decreto del Presidente della Repubblica 20 marzo 1967, n. 223.

Ne consegue che l'ufficiale elettorale è legittimato al rilascio delle liste elettorali come previsto dall'art. 51 citato.