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Con News in data 02 maggio sono stati comunicati i contenuti del Parere emesso dal Garante il 10 aprile sugli schemi standardizzati e uniformi, previsti dal d. lgs. n. 33/2013, per adempiere agli obblighi di trasparenza online che l’ANAC sta elaborando.
In relazione all'obbligo di pubblicazione previsto dall'articolo 13 del d.lgs. n. 33/2013, concernente l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni, si fornisce il seguente approfondimento.
La disposizione risulta così articolata.
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“1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi: a) agli organi di indirizzo politico e di amministrazione e gestione, con l'indicazione delle rispettive competenze; b) all'articolazione degli uffici, le competenze di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici; c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche; d) all'elenco dei numeri di telefono nonché delle caselle di posta elettronica istituzionali e delle caselle di posta elettronica certificata dedicate, cui il cittadino possa rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente i compiti istituzionali”. |
La News dava atto che l’ANAC, nell’elaborare lo schema standardizzato e uniforme relativo a tale obbligo di trasparenza, si è fatta carico di recepire le osservazioni formulate dal Garante al riguardo e di seguito indicate.
OSSERVAZIONI GARANTE RECEPITE DA ANAC
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1) Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni E’ stata limitata la pubblicazione dei dati di contatto cui il cittadino può rivolgersi per qualsiasi richiesta inerente ai compiti istituzionali previsti dallo schema riferito all’art. 13 (numeri di telefono, caselle di posta elettronica istituzionali e caselle di posta elettronica certificata dedicate) all’ufficio e non alla persona. Infatti, nello schema standard di pubblicazione è espressamente previsto che anche l’obbligo di pubblicazione riferito all’organigramma dell’amministrazione/ente è «da intendersi come illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell’organizzazione dell’amministrazione» e non come pubblicazione dell’elenco di tutti i dipendenti.
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Ciò premesso, fermo restando che vanno obbligatoriamente pubblicati i nomi, i cognomi, la qualifica e i dati di contatto dei dirigenti e dei responsabili, va osservato che:
- è possibile pubblicare i nomi i cognomi, la qualifica e i dati di contatto anche dei dipendenti a condizione che si tratti di dipendenti che svolgono attività a contatto con il pubblico come ad esempio, per i Servizi sociali, le Assistenti sociali, ferme restando le condizioni di liceità di seguito illustrate.
La pubblicazione dei dati dei dipendenti "a contatto con il pubblico" può essere effettuata sul presupposto della natura pubblica di tali dati, ricavabile dall'art. 55 novies del d. lgs. 30 marzo 2001, n. 165 di seguito trascritto.
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"1. I dipendenti delle amministrazioni pubbliche che svolgono attività a contatto con il pubblico sono tenuti a rendere conoscibile il proprio nominativo mediante l'uso di cartellini identificativi o di targhe da apporre presso la postazione di lavoro. 2. Dall'obbligo di cui al comma 1 è escluso il personale individuato da ciascuna amministrazione sulla base di categorie determinate, in relazione ai compiti ad esse attribuiti, mediante uno o più decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro per la pubblica amministrazione e l'innovazione, su proposta del Ministro competente ovvero, in relazione al personale delle amministrazioni pubbliche non statali, previa intesa in sede di Conferenza permanente per i rapporti tra lo Stato, le regioni e le province autonome di Trento e di Bolzano o di Conferenza Stato-città ed autonomie locali".
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A livello fisico, la disposizione suddetta va attuata mediante l'apposizione di cartellini identificativi da parte dei dipendenti o mediante l'apposizione di targhe negli uffici.
A livello digitale, specie per i servizi online, la disposizione può essere a attuata mediante la pubblicazione dei dati identificativi (nome, cognome, qualifica e dati di contatto) dei dipendenti che svolgono attività a contatto con il pubblico, al fine di consentire ai cittadini e agli utenti di dialogare direttamente con i dipendenti medesimi, ferme le condizioni di liceità previste dall'art. 5 GDPR, di seguito illustrate.
In ogni caso, in ordine all'applicazione dell'articolo 55 novies del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 vanno comunque consultati gli indirizzi emanati dal dipartimento della Funzione pubblica e, in particolare, la Circolare 3/10 (Identificazione del personale a contatto con il pubblico).
Per la pubblicazione dei dati del personale a contatto con il pubblico va, tuttavia, tenuto conto:
- dell'esigenza di contemperare la disposizione dell'articolo 55 novies del d. lgs. 30 marzo 2001, n. 165 con il principio di minimizzazione dell'art. 5 del GDPR nonché con l'art. 13 D.Lgs. 33/2013 e il Parere del Garante dello scorso 10 aprile;
- della circostanza che l'indirizzo mail del personale potrebbe contenere (come accade in alcune amministrazioni) il cognome, del dipendente.
In relazione a tale quadro, normativo e fattuale, si ricava che, in disparte la natura pubblica dei dati del personale che svolge attività a contatto con il pubblico, per la pubblicazione dei dati dei dipendenti che svolgono attività a contatto con il pubblico, va tuttavia integrata anche la condizione di liceità di seguito menzionata:
- acquisire il consenso alla pubblicazione del nominativo, della qualifica e dei contatti da parte dei dipendenti che svolgono attività a contatto con il pubblico e per i quali si intende effettuare la pubblicazione dei suddetti dati identificativi e/o di contatto.