Come deve comportarsi l’Ente in caso di richiesta di accesso civico generalizzato ad un permesso a costruire, e ai documenti che ne fanno parte, concesso ad una persona giuridica (società, altro ente pubblico)? Si applica ugualmente la disciplina sulla tutela del dato personale di cui al GDPR Reg. UE 2016/679?

La questione trattata

La questione è stata tratta dal Garante nel provvedimento n. 241 del 24 aprile 2024 (doc. web n. 10018263), in relazione alla richiesta di riesame di un provvedimento di un Comune di diniego di accesso civico generalizzato (ai sensi dell’art. 5, comma 2, del d.lgs. n. 33/2013) avente a oggetto un’«istanza per il rilascio di permesso di costruire, da parte di privati, [per] realizzare parcheggi interrati, privati e pertinenziali ad abitazioni stabili» identificate in atti, nonché «i carteggi allegati».

Nel caso di specie, il Comune comunicava al richiedente i soli estremi dell’istanza di permesso di costruire (ossia data e numero di protocollo), negando, invece, l’accesso alla copia dell’istanza e alla documentazione a essa relativa. Ciò in quanto, ad avviso del Comune, «in materia di titoli edilizi possono essere rilasciati, mediante c.d. Accesso Civico Generalizzato solamente gli estremi di tali titoli e non la documentazione relativa ad essi […] in conformità [a] quanto stabilito dal Garante per la protezione dei dati personali con parere n. [1 del] 3 [gennaio] 2019».

Le osservazioni del Garante

In relazione all’accesso civico, deve innanzitutto ricordarsi che il Comune può disporre il diniego, ai sensi dell’art. 5-bis del D.lgs. 33/2013, se «il diniego è necessario per evitare un pregiudizio concreto alla tutela [della] protezione dei dati personali, in conformità con la disciplina legislativa in materia» (comma 2, lett. a).

Proprio il richiamo alla disciplina della tutela del dato personale deve essere correttamente applicato. Per dato personale si intende «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)» (art. 4, par. 1, n. 1, RGPD) e «si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 1, RGPD).

Ai sensi del citato art. 4, par. 1, n. 1, del RGPD sono, pertanto, sottratte dall’ambito di applicazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali le persone giuridiche, le società, gli enti e le associazioni che non possono beneficiare della tutela di cui al citato art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d.lgs. n. 33/2013.

Con riferimento alla questione trattata, oggetto dell’accesso civico era l’istanza per ottenere un permesso di costruire, con tutti i relativi allegati, presentata da un Ente e quindi non da una persona fisica, e relativa a un procedimento che non si è concluso, non avendo ancora il Comune concesso il permesso.

Indicazioni operative.

Alla luce di quanto esposto, quindi, si evidenziano le seguenti indicazioni operative:

• Il Comune titolare del trattamento dei dati non può richiamare il limite previsto dall’art. 5-bis, comma 2, lett. a), del d. lgs. n. 33/2013, in materia di protezione dei dati personali, per giustificare il diniego integrale all’accesso civico ai documenti riferiti all’Ente persona giuridica richiedente il permesso di costruire. Detta regola vale quando la denominazione della persona giuridica che ha richiesto il permesso a costruire (società, associazione, ente pubblico, ecc.) non consente l’identificazione indiretta di alcuna persona fisica, non deriva dal nome di una persona fisica e non si riferisce a un’impresa unipersonale (circostanza che potrebbe consentire di effettuare deduzioni sul suo titolare), non ricorrendo, pertanto, un caso in cui i criteri di “contenuto”, “finalità” o “risultato” possano far sì che informazioni su una persona giuridica o su un'impresa debbano considerarsi come concernenti una persona fisica (cfr. «Parere 4/2007 sul concetto di dati personali», cit., par. 4).
• Nei documenti che fanno parte dell’istruttoria per il rilascio del permesso a costruire (o di altri titoli edificatori) possono essere contenuti (anche quando l’istanza è presentata da una persona giuridica) anche dati personali di diversa natura e specie. In particolare, si tratta di informazioni – riguardanti, ad esempio, il legale rappresentate, procuratori, professionisti, tecnici, che sono coinvolti nel procedimento – quali il nominativo e, a seconda dei casi, anche il luogo e la data di nascita, la residenza, il domicilio, il codice fiscale, il numero di cellulare, l’e-mail, la copia del documento di riconoscimento, le firme autografe, ecc.; ossia informazioni che per motivi personali non sempre si desidera portare a conoscenza di soggetti terzi estranei. Le medesime considerazioni valgono anche in relazione ad informazioni, presenti nei predetti documenti amministrativi, relative a persone fisiche che sono del tutto estranee al procedimento relativo alla domanda di permesso di costruire, come le porzioni di mappe catastali che riguardano aree attigue a quella su cui si intende costruire e che sono relative a terreni o edifici di proprietà di persone fisiche, oppure alcune fotografie in cui sono ad esempio ripresi veicoli con alcuni numeri di targa leggibili. Limitatamente alle informazioni che si riferiscono a persone fisiche contenute nella documentazione richiesta la conoscenza, derivante da un eventuale accoglimento integrale dell’istanza di accesso civico ai predetti dati personali, anche considerando il particolare regime di pubblicità dei dati e delle informazioni ricevuti tramite l’istituto dell’accesso civico (cfr. art. 3, comma 1, d. lgs. n. 33/2013), determina un’interferenza ingiustificata e sproporzionata nei diritti e nelle libertà dei soggetti controinteressati (in violazione del principio di minimizzazione dei dati (art. 5, par. 1, lett. c), del RGPD).
• Ne consegue che in relazione ai documenti e allegati di un permesso a costruire richiesto da una persona giuridica, tuttavia, può essere concesso un accesso civico parziale secondo l’art. 5-bis, comma 4, del d.lgs. n. 33/2013, omettendo o oscurando le parti dei documenti richiesti contenenti i dati personali presenti e sopra sommariamente descritti, riferiti alle persone fisiche che a vario titolo sono state coinvolte nel procedimento o i cui dati sono comunque presenti in atti (es.: legali rappresentanti, procuratori, professionisti, tecnici, terzi estranei, ecc.).
• Laddove ciò comporti un onere non sostenibile dall’amministrazione in termini di tempo e di risorse umane impiegate, si rinvia alle indicazioni contenute nelle Linee guida dell’ANAC in materia di accesso civico, avviando eventualmente un dialogo cooperativo con il richiedente l’accesso «nel tentativo di ridefinire l’oggetto della richiesta entro limiti compatibili con i principi di buon andamento e di proporzionalità».
• Rimane, in ogni caso, salva la possibilità che la documentazione e i dati per i quali sia stato negato l’accesso civico possano essere resi ostensibili laddove il soggetto istante, riformulando l’istanza ai sensi della diversa disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi (artt. 22 ss. della l. n. 241 del 7/8/1990), motivi nella richiesta l’esistenza di un interesse “qualificato”, ossia di «un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso».